1♻️、項目立項後🤱，課題組要指定一名秘書專門負責本項目文件材料的積累、整理🟠🦵🏿、保管和使用，並將秘書的姓名、聯系電話🐂、聯系地點告知科技處。
2、文件材料要集中放入文件袋🤽🏿，並製作文件目錄清單。材料離開文件袋，要作去向記錄，使用完畢及時催還𓀔。
3、文件材料收集範圍和內容可參閱《沐鸣平台科研檔案歸檔範圍——項目材料》規定要求。（瀏覽沐鸣平台網站——公共服務——業務指導欄目）
4、要收集的文件材料均需是原件。利用網絡系統上報的項目🛹，要及時打印好相應的紙質材料予以保存🌦🫠。
5👕、要特別註意收集反映項目研究的實驗記錄🚾、測試報告📦、試驗報告🤞🏿🦹🏼♀️、數據處理、重要照片、階段總結等材料👩🏼🎓。
6🧑🏻🚀、項目結束後👶🏿，要將所有文件材料收集齊全🧎♂️💂🏼、清點整理好🏃，並檢查署名、簽章🧖🏼♀️、日期等材料有效性記錄內容。然後，悉數將材料移交給科技處𓀜，並填寫《科研項目文件材料歸檔審核表》等。
7👼🏿📝、為了使歸檔材料能長期保存🧑🏿🦱，所有記錄內容最好采用黑墨水筆書寫或用計算機打印🖐🏿，字跡要工整、清晰。
8、文件材料準備不合格的項目🤾🏽♂️，不予辦理驗收等審批手續🏚。