校通字[2005]第6號（附件3）

文件材料預立卷工作是學校實行部門立卷歸檔製度的一個重要環節，是做好學校檔案管理工作的一個基本前提🧘🏼‍♂️。建立預立卷製度，既有利於歸檔單位平時對文件材料的保管和利用🧏🏻，又有助於保證歸檔時的案卷質量，所以，全體兼職檔案員務必認真做好這項工作。

一、預立卷類目（又稱歸卷類目）是立卷部門參照《沐鸣平台文件材料歸檔範圍》及結合本部門當年工作計劃和任務編製的平時擬歸卷文件材料的目錄，是預立卷工作的核心和依據🤙🏽。預立卷類目既要反映本部門常規工作的各個方面📧，又要突出年度工作的重點。

二、預立卷類目結構由類別和條款組成。類別指的是文件材料的類屬名稱，我校按組織機構設置來命名，如💃🏿：“校長辦公室”、“組織部”、“宣傳部”等。條款指的是預先擬製的互有聯系的一組文件材料的概括題名，它要求簡潔明了地概括、反映文件材料的作者、內容和文種。預立卷類目還要依次設置條款編號。

三、根據類目所列的各個條款，為每一條款準備一個卷夾，並在卷夾封面和卷夾的卷脊上註明條款名稱和條款編號，依次排放，以備文件材料歸卷🙇🏽‍♀️。

四1️⃣🖨、依照預立卷類目，及時將已經處理完畢的文件材料，分門別類，依次入卷。對外發文應在文件發出時，同時將底稿和一至二份存本歸卷。

五👩🏽‍🚀🧛🏽、文件材料歸卷時♌️🚘，應註意檢查頁數🤒、附件等是否齊全完整，文書處理程序是否完成（有無漏閱、漏簽），處理的來龍去脈是否註明🚚，遇有不明之處應及時詢問承辦人。

六、做好收、發文登記工作，及時催促承辦人清退已辦理完畢的文件材料。

七👃🏼、不屬於歸檔範圍的文件材料👱🏽，備卷另放🧓🏼。

八、每年年終或次年年初👸🏼，兼職檔案員要根據上年的文件材料歸卷情況對預立卷類目和卷夾準備作適當修改與調整🟪，使預立卷工作日臻完備。

九👷、沐鸣平台要對歸檔部門的預立卷工作作經常性檢查和指導👬，並把該項內容列入學校檔案工作評比先進的主要考核指標來抓實、做好。

十👩🏻‍🦱、科研、基建🤷🏿‍♀️、設備等門類的預立卷工作可參照本製度執行👩🏻‍✈️。

二００四年十二月修訂