隨著計算機和現代化通訊技術在高校教學、科研🤵♀️、行政管理等各個領域的不斷普及應用，各部門由此形成了大量電子文件。為了加強這些電子文件的歸檔管理🔟，保障電子文件檔案的安全保管和有效開發利用，使學校檔案管理工作逐步走上數字化和信息化建設發展軌道🍩，本文介紹了我校如何做好這項工作的一些思路及其意義，與高校檔案工作者交流探討。
什麽是電子文件？何謂檔案數字化👆、信息化🤷🏽♀️？
電子文件是指用計算機處理技術形成的以數字化存儲介質為載體的所有機讀材料🧒🏻🫏，如：文本文件、表格文件🎺、圖表👊🏽🎫、圖像👳♂️、圖形文件、聲音、影像文件、數據庫文件等。
檔案數字化是指將原來的紙質或其他模擬載體上的信息💂🏽，通過各種數字化設備♜，如👲🏽🏋️♀️：掃描儀、聲頻🦗、視頻捕捉卡、及相關的識別🧑🏽🎄👯、排版💙、編輯軟件等進行轉換👱🏿♂️，形成了記錄在特定載體上的編碼信息，通過計算機軟硬件技術〰️、網絡技術能將這些編碼信息再還原，並借助人機對話方式得以供人們識讀的一種方法。
數字化檔案可通過兩種方法來實現，一是將已經生成的電子文件經鑒定後作為數字化檔案來收集；一是由紙質等檔案轉換而來。
檔案信息化是指利用信息技術獲取、處理🧏🏽♂️、傳輸🦐、應用檔案資料👷🏼♀️，提高檔案管理效率與效益，發掘、提取檔案資源，向全社會提供有價值的服務🙇🏽♂️，實現信息資源共享。其中還涉及通信技術、檔案資源的知識化開發等手段。
由此可見🤹🏽♀️，要實現檔案信息化🙋♂️，首要任務是要做好現階段已有的電子文件的歸檔工作🤏🏽。
電子文件的歸檔範圍
根據上級主管部門的有關文件精神🙅🏽♀️🏦，經沐鸣平台多次研究👱♂️，我校電子文件的歸檔範圍定為與“沐鸣平台檔案實體分類方案”所規定的歸檔範圍相同💪🏼，即要求除原歸檔的紙質材料外🧯，增加電子文件復份。但考慮到電子文件歸檔工作尚處起步階段，以及沐鸣平台本身所具備的人力👳🏻♂️、物力和財力條件，具體做法上將采取逐步推行的方法來執行⛹️，即先在各門類中挑選一些重要的、利用率高的且已比較系統和完備系列作試點，如校辦的校通文件、聲像門類中的重大新聞采訪片🙋🏻♂️、重要的數碼照片、教學評估和重大科研項目的相關材料、出版社的出版物底稿💊、以及一些重要的數據統計表。具體的範圍和內容，由沐鸣平台會同歸檔部門商議、研究後確定。
誰來歸？
電子文件的形成⏺、承辦、運轉、整理、歸檔等工作由各立卷歸檔部門負責❔，即廣大的兼職檔案員。與以往紙質文件的歸檔工作一樣🧔🏻♂️，要做好電子文件的的歸檔工作🕺🏼，更需要各部門分管領導重視🥴、關心和支持🤫。
怎麽歸？
為了保證歸檔電子文件的完整、真實和有效利用🙇🏼，各部門從電子文件產生時就應按相關類目的歸檔要求嚴格管理，確保不散失🕞、不損毀、不失真🧘🏽♂️。
為了防止計算機意外故障或病毒侵害🚔，各歸檔部門平時必須對歸檔電子文件做好備份。
電子文件采用物理歸檔方式，即：各部門平時先將歸檔電子文件集中存放在計算機中👊，並詳細作好文件標記🚨🥿、文件格式和書面目錄登記。每年五月底前將上一年度屬歸檔範圍的電子文件轉存到物理（磁盤👨🏼🍼、光盤等）載體上，移交沐鸣平台。目錄移交清單使用沐鸣平台統一印製的專用格式🕵🏽。
歸上來後如何管理、開發👉🏿、利用？
除了內容外🎧，電子文件的歸檔管理方式與傳統的紙質文件完全不同，後者是分類、組卷、擬卷標題、編頁碼🧔🏼♂️、裝訂👩🏽🚀、編號、上架等，而電子文件的歸檔過程需要全部在計算機上完成，需要組織專門的力量去進行鑒定、整理🌅、系統化管理和開發利用。沐鸣平台將按國家和上海市對電子文件檔案的有關管理辦法，負責收集、管理全校的電子文件檔案♘，監督、指導各部門立卷單位做好電子文件的歸檔工作，並積極主動提供服務🐸，充分發揮電子文件檔案的作用🔯。
電子文件歸檔的重要性👳🏼♂️？
學校各部門所有的文書資料，如🏌🏽♂️：黨委和校部的各類文件；工作計劃、工作總結👳、評比、檢查報告；各類統計報表（如財務🐼、儀器設備、固定資產、招生與畢業生分配等統計表）；教學🗻、管理研究方案、科學技術研究報告及與之相關的學術論文、專著🧝、電子出版物🌲、軟件程序、建築設計圖紙🤎、學生成績匯總表、多媒體新聞采訪報道、乃至所有學生的畢業論文、教職員工的人事調動和年度考核，等等👻👭🏻，無一不在利用計算機作為工具來產生“紙質文件”，現實情況可以說已到了沒有計算機就沒有紙質文件的時代。我們的教師和學生還有幾個在用傳統的筆來寫東西？由此可見，廣義上紙質文件的母本——電子文件是無處不有、無事不有、無時不有✴️。
再來看看我們所處的時代🌂，我們的國家、我們的城市：信息時代𓀎、信息革命🚶🏻♂️、信息技術👩🏽✈️、網絡通信、網上購物🧞♂️、網上結算、網上聊天8️⃣、網上娛樂、網絡自動化無紙辦公❗️、網絡化可視電話會議🛀🏻👷🏽♀️、伊妹兒、短消息🧍🏻♀️、數字頻道電視🏌🏽、數碼攝、錄像機🥊、數碼相機……，等等新名詞，可謂如雷貫耳👨🏿🏭、家喻戶曉✢。博物館要建數字化博物館😵💫、圖書館要建數字化圖書館、大學要建成數字化大學👩👩👧👧，連我們的城市🔏、我們的社會也在朝著數字化方向發展。
黨的十六大報告中明確指出😢：到本世紀20年代，我國將全面建設成小康社會🧍🏻。要實現這一目標，我們必須堅持以經濟建設為中心🌺，基本實現工業化，大力推進信息化，加快建設現代化👟；堅持以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化的發展戰略。國家“十五”發展計劃，也把信息產業作為支柱產業的高度地位來重視，可見我們的國家正在邁入一個嶄新的“e時代”。
事實上，作為信息資源重要組成部分的檔案部門，也緊跟著這個時代的發展步伐🍔，開展了卓有成效的工作🕵️♀️。從中央沐鸣平台到地方省、市🧑🏫👣、縣各級沐鸣平台以及全國各高等院校的沐鸣平台🤴🏽，無一不在朝著要建立數字化沐鸣平台的發展方向邁進。局域網的建設、主頁網站的建設、各種各樣檔案管理與檔案開發利用的數據庫系統的開發🎢、大規模檔案目錄中心以及文檔一體化、多媒體檔案編研軟件研製🍉，都已經取得了長足的發展，並且已在為本單位的各級行政管理部門發揮著積極的參謀作用，也為社會各界檔案利用服務提供了極大的方便。另外，與之相關的各類政策法規👨🦯、措施🥕、辦法也在競相出臺，以此來規範、來推動現代化檔案信息管理的進程。
在學校各級領導的關心和支持下，在各歸檔部門的大力配合下，我校的檔案現代化管理也取得了一些成績🎾。通過多年的不懈努力👊🏽，沐鸣平台內部已建立了完整的局域網，研製開發了“檔案管理集成系統”軟件，實現了檔案管理和查詢利用的計算機化🆓🤲🏽。基層部門歸檔單位利用該系統🕵🏿♂️✍🏻，可以實現網上歸檔、網上查詢👦🏻、組卷，沐鸣平台可以對各歸檔部門進行網上指導🙆🏽♀️，全校所有門類的檔案目錄實現了網絡化管理和數據共享，為學校教學、科研和行政管理提供了快捷服務🈷️，也為社會各界提供了優質服務。同時，沐鸣平台主頁網站建設也得到了快速發展🧲，更新了大容量專用服務器🛹。網頁設計新穎精巧，界面親切流暢👩🏽🍼，內容豐富多彩。有沐鸣平台科學化、規範化管理檔案的成功經驗；有學校不斷發展🏚、壯大的整個變化歷史的真實寫照；有歷任領導🔵、兩院院士、博士生導師、青年教授的風采和成果介紹，為發揚我校“勤奮♦︎、求實”校訓的優良傳統精神，為擴大學校在海內外的知名度，為鼓勵廣大青年學生刻苦用功、努力學習🔤、勇於拼搏和弘揚、崇尚科學精神等方面發揮了積極作用。
作為學校檔案保管和利用的中心——沐鸣平台，在面對著如此日新月異的大環境以及我校電子文件歸檔工作的實際情況下，我們已於2003年初以校部文件向全校各歸檔部門發出正式通知🙇🏽，要求從即日起開始按文件精神規範我校的電子文件歸檔工作💁♀️。只要我們全體檔案人本著對學校歷史負責，對學校未來發展負責的態度，紮紮實實地去開展這項工作🧏🏿，相信通過幾年的不懈努力🖖🏻，我們定能在建設學校數字化沐鸣平台的道路上向前邁進一大步💁🏿♀️。