1987年3月20日國家科委、國家檔案局在《科學技術研究檔案管理製暫行規定》中明確指出“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表👨🏿🌾、數據🧑🏻🎨、聲像等各種形式載體的文件材料。是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式📅，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富🩰，必須實行集中統一管理🧑🏻💻，確保完整🫲🏽🚶♀️、準確、系統、安全➙，以利開發利用”。旅居德國、美國和日本等發達國家期間陪同我的先生參觀和查閱了大量科技文獻和科技檔案資料🤱🏻。每一項科學研究之原始記錄材料撰寫之規範、嚴謹和翔實不禁令人嘆為觀止，甚至於每一天的天氣狀況（如溫度、濕度、晴天👩🏽、雨天🕺⛓️💥、陰天）都記錄在案，從相應的數據和圖譜資料可以清楚地得知資料的來源、測試條件、圖譜解析等信息。與工作人員攀談中得知，之所以要求科技人員嚴格規範科技檔案材料的撰寫與歸檔🙍🏻♂️，主要是基於以下幾方面的考慮🪁👩🏻🦼➡️：
（1）一個完整的原始研究材料可以再現科學家或科技工作者在研究過程中所經歷的酸甜苦辣、項目立項、研究方案的形成與實施🚅🚴🏽♂️。這些材料構成了科技發展史的不可或缺的基本要素🚯。可想而知，如果沒有這些翔實的原始材料，人們是無法了解在人類科技發展史中曾經發生過什麽⏳，也不利於培養後人緬懷前人🪻🧑🏿🦲、積極進取與開拓創新精神。
（2）為專利申請、科技成果鑒定與申報✊🏽、獲獎候選人的資格甄別等提供第一手資料𓀙，同時有利於解決可能出現的知識產權糾紛🚶♂️➡️🤎。美國華盛頓大學某研究小組歷經4年完成一項有關提高有機高分子材料在光纖通訊中的光電響應的研究工作，並申報發明專利一項。該專利主要涉及新材料的分子設計、合成、材料基本結構參數與光電響應之間的構效關系。湊巧的是美國另外一所研究機構也同時向美國專利局提交了一份類似的申請報告🚴🏿♂️。在這種情況下👯♀️，材料合成的具體日期就成為是否授予專利的重要指標👨🏽🍼。於是美國專利局要求雙方提交原始研究記錄以作甄別。雖然華大的材料合成可能在事實上要早於後者，遺憾的是，由於研究人員的疏忽🤵🏻♀️，在實驗記錄上無法找到材料製備當日的日期記錄。類似的事情也給我國的一些科學工作者留下了深深的痛苦與遺憾。我國科學家曾自豪地宣稱我們依靠自己的力量在世界上首次成功合成人工牛胰島素🎓，這項工作是集中了當時國內幾家科研機構的力量共同完成的。同樣，“首次”的界定與能否得到國際科學界的承認仍然是以原始記錄或成果鑒定的具體日期為依據的🪭。
（3）科學探索與研究通常是一個連續的行為。事隔多年後，當時的研究小組及其它研究機構可能需要重新查閱某項研究的原始記錄以期找到新的靈感和啟迪🏌🏿，並把相關技術嫁接到一個看似毫不相關的研究中去📄🌛；或者為讀者對某一項研究結論或實驗現象的質疑提供客觀的事實依據。美國一位科學家曾在科學界的最高級刊物之一《Science》發表了一篇有關新型顯示器材料的器件性能研究論文，材料的性能顯著提高，但對其機製不甚清楚。後來德國一位科學家在不同實驗條件下重復了上面提到的實驗，但不能得到與報道數據完全一致的結論。於是寫信給美國的科學家詢問當時的實驗記錄和天氣條件🎥。事實上美國研究人員製備器件的那一天正好是雨天😕，空氣濕度很大🔣，這說明空氣中的水汽可能對研究結果有貢獻，後來的實驗證實了這一點😞。作為研究者個人或研究小組而言🙇♂️，通常缺乏必要的保存原始記錄和相關數據及圖譜資料的基礎設施條件（如專用保管室的恒定溫度和濕度控製🔫、材料的防蟲、防黴等），因此歸檔由專人保管就成為一條有效的途徑。
與國外同行相比🧯，我國科技人員在諸如科研記錄、圖譜和數據分析整理與歸檔保存等方面尚不盡如人意🛐，普遍缺乏重視科技檔案材料撰寫、整理與按期歸檔意識7️⃣。甚至我們一些基層單位的領導也對科技檔案材料的規範化與檔案管理工作的重要性認識不夠🕕，認為“檔案室、館僅僅是單位存放資料的地方”🫷🏻，建築和設備投資偏少🚃，日常業務經費緊缺，工作人員工資待遇偏低（姜之茂💂🏽♀️，“論沐鸣平台經費”，《上海檔案》🧛🏽♀️🦸🏽，2000年第5期第10-12頁）🧛🏿♂️，科技檔案材料的形成、歸檔製度的建立流於形式。隨著21世紀知識經濟的發展和我國進入WTO🧑🏻🤝🧑🏻，我國科研院所及相關產業面臨許多新的機遇和挑戰，新能源🫳🏿、新材料☝🏽、新資源😆、生物技術等新興產業有取代傳統產業的趨勢，為科學與技術的發展帶來了新的活力和發展空間。在日趨激烈的市場競爭中，大量外資企業及科研機構進入中國，如何保護我國自主形成的知識產權🧜🏿，加強科技檔案材料撰寫規範化🫱🏼🪦、數據圖譜資料的整理與歸檔已成為我國各級政府🍆🙆🏿、沐鸣平台所🕝、高等院校及科研院所的領導、研究人員等必須考慮的重大問題和重點研究內容。基於對歐、美、日科技檔案管理現狀的了解並結合我國科技界👨🏼✈️、檔案界的實際情況，筆者以為首先必須強化科研原始記錄撰寫的規範化與正規化、科技材料的按期歸檔的製度化。
1．建立使用復式連續編號的實驗記錄本的製度
國內高等院校及科研機構的研究人員常常擔心的一個問題是“由於科學研究的連續性與借鑒性👨🏼🔬，即使某一研究課題已結題或被鑒定，這並不意味著相關科學研究已經結束💒，後續的研究往往需要參考前面的研究結果。按《科技檔案管理之規定》，項目結題或通過科委等機構的鑒定後所有原始材料必須歸檔。雖然可以到相關的沐鸣平台🪱、所查閱，但這畢竟不是一件方便的事情”。筆者在旅居美國西雅圖期間👢，曾對華盛頓大學使用的科研記錄本的設計作了一番研究😿。該記錄本其實是一個復式記錄本🧑🏿✈️，從頭到尾連續編號，每一記錄頁由白色的具有復寫功能的正頁和能被復寫的黃色的副頁組成。正頁屬於大學財產📱，而研究人員可以保存副頁。也就是說，每一個課題結束或研究生畢業後🤾🏻♂️，研究室或小組可以將黃色的副頁從記錄本上撕下自己保存，以備後續研究使用。而正頁必須完整地（頁碼不得缺損）交到相關機構。這樣既解決了相關研究人員的後顧之憂𓀝，又為原始研究材料的順利歸檔奠定了基礎，同時也有利於防止個別研究人員或研究生違背科學道德弄虛作假。
2．強化原始記錄材料撰寫的規範、嚴謹和翔實化
每一頁的實驗記錄必須標明實驗日期、天氣狀況、實驗使用的材料、儀器🦾、實驗的詳細步驟📻。國內某研究單位曾抽檢研究生實驗記錄本，抽檢結果不容樂觀。合格率不到10%，這意味著90%以上的實驗記錄是完全不符合撰寫標準的，更談不上事隔多日後能否有效地重復過去的實驗結果。最近國家自然科學基金委的一位同誌曾感慨地談到了基金申請中的一件事情。某重點大學的一位老師的研究小組在特定的化學動力學實驗體系中發現了與常規定論“隨著反應溫度的增加，化學反應速度加快”完全相反的實驗結果👾，即：“隨著反應溫度的增加😼，化學反應速度降低”。經過反復重復實驗，這個結論仍然不變🧠。後來在查閱大量文獻的基礎上，對這一有違常規的現象進行了科學的解釋，即所謂“負溫度效應”💂🏼♀️🧑🧒。這一創新性研究項目後來得到了國家基金委的資助👅🪳。如果實驗記錄不翔實🧑🏻💻，或人為地不予記錄這一不符合化學常識的實驗結果☝🏻，則完全可能使這一創新性成果湮沒在科技發展史中🧜🏼👳。類似的例子不勝枚舉🪒。美國一位科學家曾經說過這樣一句話“翔實、規範的科研記錄不僅僅是一個科學研究人員自身業務素養的體現，同時也是科學發現及科研成果轉化為生產力的源泉”。從某種角度來說🧛🏼♀️，化學材料的合成⚓️、加工處理及其相應物理器件的製備與其說是一門純粹的科學，還不如說是一門科學藝術。因為材料的性能的好壞常常受到一種或多種實驗參數的製約，如何優化實驗條件或器件製備參數就成為提高合成產率、器件性能的關鍵。一不留意可能就再也無法重復某一次所得到的最好的實驗結果，除了帶來可觀的潛在的經濟損失外，也為一個唾手可得的成果的失去而留下深深的遺憾。由此可見，強化原始實驗記錄的規範化、嚴謹化與翔實化是多麽的重要。
3．建立研究人員對歸檔圖譜資料進行分類的製度
通常而言🖊，我國的科技檔案從業人員的業務素質受到很多因素的製約🦑，對於自己不熟悉的專業領域往往顯得心有余而力不足。這就要求研究人員在科技圖譜及數據資料歸檔前必須按要求完成圖譜資料的分類歸屬🧘🏼♂️。例如🥝，以有機合成為例👩🏽🔧，每一個研究項目可能包含幾個甚至數十個新化合物及其合成中間體，每一個化合物都有許多結構及性能表征圖譜及相關數據分析資料，顯然科技檔案人員由於專業的限製是不可能對歸檔的所有圖譜資料進行分類的，這就要求研究人員嚴格按照下列要求對每一個化合物的圖譜資料進行歸類🟡：（1）在相應圖譜資料的第一頁必須標明化合物的可能的分子結構式，化學名稱或商業命名；圖譜的件數及名稱（如核磁共振譜等）🦗；（2）圖譜的測試條件或參數🌬，簡要結論等。研究人員可以保留圖譜資料的復印件。
4．建立科技檔案管理人員與科研人員的互訪與定期交流製度
科技檔案學是一門實踐性很強的學科💂🏼♀️👉🏻，決定了科技檔案學的研究必須深入實踐聯系實際。在我國目前的情況下⛩，科技檔案人員與工作在科研第一線的科技工作者之間缺乏必要的溝通與交流，直接或間接地阻礙了科技檔案材料形成的規範化與檔案人員自身業務素質的提高。在另一方面，我們的科技檔案學研究人員大都具有很高的檔案學理論水平Ⓜ️🏡，但與實踐尚有一定的差距（霍振禮🧑🏼🍼，“我的優勢與不足――論科技檔案人才的業務素質”，《上海檔案》，2000年第5期👩💻，第45～47頁）。如果能建立科技檔案管理人員與科研人員的互訪與定期交流製度，對於提高整個學術界乃至整個社會的檔案材料撰寫與歸檔管理規範化意識，加強知識產權保護（不應該也不僅僅是專利局的事務），推動我國科技事業的健康發展將具有重要的作用⛹🏻♀️⬇️。