目前🥥，我國高校館藏檔案排架的主要方法一般分兩種：一是一年一個流水號，從頭至尾💢🀄️，按實體依次排放（其間有的再按永久、長期🤲🏿🦠、短期為序），通稱小流水法；二是按實體為類🚣♀️，分線排放（其中有些條線會兼顧組織機構的次序），不分年度，一號到底，通稱大流水法🖖🏻。此外，由於歷史原因♈️，各校館藏還有許多兼有以上規則的零碎排法💆🏽，如：小全宗💆🏻♀️👨👧、老館藏系列👩🏻⚕️、專題系列等。
以上兩種排架方法🙇，各有優缺點。前者，一年一個流水號，簡單明了🍄，號數不大♟👨🏻🦳，編製方便💤、快捷，並且由於年接著年排放，不用為流水系列續排分別預留空間🧑🏽🦳，庫房儲存利用率高。但查取時一定要知道被索案卷排架號所處的年度，搞錯了年份🧛🏻，則無法準確地找到目標案卷。隨著年代的久遠，館藏排架系列會越來越多👨🏼🎨，非要先確定年份💂♂️，才能再找到排架號的做法為管理者所不能接受。另外，由於各類檔案是混放的，基於傳統手工查詢和清點、統計各類館藏數量等管理工作時非常不直觀，所以，在以實體為分類管理的高校沐鸣平台（室）中🦹♂️，以采用大流水排架方案的為多🫷🏼。大流水法排架的突出優點是清晰😐，各類檔案分線編號、置放🕌，排架系列不應年代而變化👩🏿🚀，查找、統計比較方便。不少高校還以此設立了分門別類的庫房加以區分。但這種排架方法也有顯著的缺點，一、必須為每條排架系列留有足夠的後備儲存空間👰，庫房利用率低🍼。二、隨著時間的推移™️，一旦排放陣列滿架後，必須改換新的地方🧑🦼，若要保持連貫性進行倒架🧋，工作量巨大✖️。而且先前預留空間越大，倒架工作越難以實現。久而久之🏯💞，一個排架流水系列必然要形成多條排放陣列🪕。就我館而言🛝，館藏數量區區幾萬卷，但排架系列和排放陣列也有數十條，即使老管理員👨🏽，一陣子不進庫房👳🏽，也會暈頭轉向🈴，而對一位新職工來說，下馬威是必然要遇到的。
這兩種排架法中最不能應對的是檔案的銷毀和取出，即大家熟知的空號問題🚵🏽♀️。長久下去🧚🏿♀️，原意上認為可以保證永遠完整齊全的系列會變得支離破碎（除非永遠不銷毀、不取出檔案）。如人物業績檔案👽😟，排得好好的一條線，在人才頻繁流動後🩼，案卷會被不斷地取走📬，造成空盒（號）連片🍚，手工管理的話🚣🏻，幾乎無以應對🤽♀️。又如設備檔案✨🫱，大量的設備早已報廢，而與之相應的檔案遍布在整條流水系列中⛹🏼♀️，隨機性很大，若將之抽出銷毀，也會產生許多斷隙，對管理帶來極大的麻煩。時間一長，原經手人幾經更迭🈹，新人真是措手不及。再如黨群、行政檔案，有許多是定為短期保管的💂，要銷毀就要產生空號。現在普遍的想法是與其銷毀了使排架不連續🏦，又不能補充新的案卷，還不如不動它，維持原樣。
綜上所述💌🧫，這些圍繞案卷來設置排架的方法，均有利弊，對建校時間不長，案卷數量也不多的學校🕴🏻，眼前將就著使用是可以的，但學校一旦建立一般是不會隨便更撤的，隨著辦學歷史的延長🙇🏻♂️，以上所說的問題肯定還是不可避免。如何探尋出一套適合高校館藏檔案排架的新方法並盡早加以推廣使用🏋🏿♀️，使其在今後的管理中始終能駕輕就熟🦽👩🏽🎨，而不再出現種種無所適從的尷尬🤸♂️🧑🏼🍼，是擺在目前高校檔案管理者面前亟待需要研究思考和予以解決的問題。
作者從超市👸🏿、大賣場儲貨架管理中受到啟發🧗，提出拋開以案卷為管理對象進行排架分配而對庫房儲存空間進行定位劃分的新思路🥴，可以徹底解決長久以來困擾館藏檔案原來排架中的難題👨🏻🦼。詳細敘述如下🥜：
假設某館有n間庫房🧜🏽♂️，依次編號📦💆，即房號（或庫房為一大統間，也可以人為劃分成幾個區，編成區號代之）。然後💆，對房內的密集架（或箱櫃）編列號和箱號，最後對架閣（箱）體內的“檔案盒空間”再編一個號，即大功告成。簡言之➙，整個庫房的儲存空間已劃分定當🚔，而且最小空間均有一個唯一的編號👿，如01－10－21－09，其含義為第1號庫房－第10列－第21箱－第9盒位置。別以為這串數字有點長⚁，但它是有規律的，唯一的，傻瓜化的👃🏼，憑著這個號碼，未經培訓的任何人均能索到所需的案卷，免去了管理者非要熟知館藏排架之不能的麻煩🧑🏽，這是第一好處。特別重要的是編號是以儲存空間為目標的，它具有不變性，也即不考慮其上放置什麽案卷，這樣的管理思路就可以解決案卷的銷毀等變動問題，一旦空間騰出，就可以分配給別的新案卷使用🧑🏽🌾，達到儲存利用率最大化🐞，而且永遠不用倒架，永遠不用記原來哪條流水案卷的排架號已換到了哪個地方，永遠不存在排架流水號中斷或要重新編製等問題。
也許讀者已經發現這種排架號編製法有一個很大的弊病🖖，即庫房內局部區域的案卷有混放現象出現🚵♀️，是的🚯。但作者認為這無關緊要🚝，一點也不影響檔案的安全管理。因為有序是相對的🍯、暫時的🚵🏿，而無序是永遠的🫦、絕對的🐢。在不影響檔案安全保管的前提下，偶爾的有條件的無序可以換得更大的管理成效，何樂而不為？妨且，原來采用的排架法也是一定程度上的表象上的有序，而且面對許多難題還無以招架👱♀️，否則☃️，我們的檔案管理人員還有哪來的煩惱🗃🙇♀️？
在整個社會追求管理的高效益、高產出◻️，在我們檔案管理人員編製緊、流動性趨於不斷加劇👩🏽🔬、工作程序又要求向集約化、系統化、簡單化方向發展等情況下🍗，我們必須進行一些新的探索和嘗試，不能再抱住老套套，不敢越雷池半步。不動新腦筋🤸🏿♂️，不想新辦法，累死累活的是我們檔案人自己🔎🧎🏻♂️。不諳檔案管理的人時常感到檔案的排架會有什麽花頭▪️？不就是將檔案排排好，放在架子（箱櫃）上麽👩🏻🔧，生活中人人都知道整理排放物品的事🧑🏻🏫，一到你們檔案人手裏，又變得復雜起來，還經常找不到，這種埋怨和小瞧勁，我們不能再置若罔聞。我們應該想方設法解放自己，大膽闖一闖，最終實現檔案的安全保管🕵️♀️、輕松管理和快速查找目的🤾。
以上排架方法的實現🫄🏼，當然要借助於計算機👷🏽♂️💹，應用一個庫房儲存空間分配管理模塊（可以嵌入於檔案管理軟件之中），用之來示明哪些位置已滿載📬，放的是什麽案卷，哪些位置還空著，可以補充新卷上去👰🏽。若有條件結合使用條形碼管理手段🧚，那更是完美無缺了，達到檔號——案卷名——排架位置一一對應🚵♀️、一目了然🏊♀️、存取自如的目的🧖🏼。筆者工作中體會到，對一個擁有數萬案卷規模的館室而言，建立在手工基礎上的統計，往往難以做到分門別類的準確💆🏻♀️，時常化了很大勁🏃♂️➡️，到頭來還是弄不清館藏真正的確切數量。所以一定要依靠計算機，不斷引入科學、先進🤞🏿👨🏿🎓、高效的管理理念和手段💆🏼♂️，使館藏檔案管理得以徹底“搞定”。
文末引舉一小例，供讀者思考。時下據說居民購買的“放心肉”🫧，均有一個來源識別碼➞，若是吃了此肉有任何問題，就可以查到肉來自何店、哪個屠宰場，直至可以追溯到哪個飼養戶。與此相反，我們的檔案人計算館藏排架長度時對鋼卷尺還在樂此不疲，殊不知由於空號、斷隙引來的測算麻煩和手工累加使之水份迭現，如此數據對檔案管理有何之用？檔案工作各個管理環節中要與時俱進的小事還多著呢，本文僅挑選較大的話題投石問路🧑🏿🎨，以期廣大同仁予以關註和共同來推敲💇🏼👷🏻♀️，推進我們的事業不斷有實質性的新發展。