從事檔案工作的人🍹，都知道檔號的重要性。為此，國家專門製定了行業標準😭，如（DA/T-2000）中就檔號作了“以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼”的定義。又如（DA/T-13-94）中闡明了檔號編製要符合“唯一性🔔🚈、合理性、穩定性、擴充性、簡單性”原則。而《高等學校檔案實體分類法》中說“檔號是存取檔案的代號🧜🏿‍♀️，排架的依據。必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置”𓀚；編製原則為“必須符合唯一性👨‍🦼‍➡️、合理性、穩定性的要求”，“能適應計算機管理的需要🏌🏼，發揮排架、檢索的雙向功能”🦩。

以上定義和規定中均表明檔號要兼具既體現檔案分類體系的本質👳🏻‍♂️，又能指明檔案存放的物理位置的功能⛹🏻。然而🥘，在實際工作中，要使檔號兼顧好這兩重性👦🏻，似乎是不可能做到的，至少高校檔案界做不到🎈，所以普遍另用一個“排架號”予以補救（要知道，在檔案專業術語中是沒有排架號一說的）。

猛生出一個“排架號”（或稱索取號🤚🏽🔞、存址），讓檔案人大惑不解🦹🏿‍♂️🏊🏽‍♂️。下定義的人認為檔號涵蓋了排架功能，可以指明檔案存放的物理位置，根本沒有必要再設立一個排架號🧚。但具體管理檔案的人無論如何覺得檔號對檔案排架不具備方便性和直觀性，哪有就憑一串數字序號就能快速找到檔案來得更簡單、省事👬👨‍🚒？所以，排架號名正言順地誕生了。事實上🧏🏿，筆者認為檔號與排架號沒有從屬關系，僅是對應關系🫄🧧，檔號無法替代排架號，反之也是。排架號是對檔號要實現存取角色又不能為之的補充🌦，是檔案保管工作中客觀實際的需要🪖，反過來也就證明了檔號定義的寬泛和不足。檔號是檔案的標識，僅是一個代號而已🏙，如同文號，表示某卷（件）檔案的代號😨，它不能完全反映或滿足檔案保管過程中檔案的排架需要🧪。既然檔號不能勝任排架號的角色，那麽🙍🏼‍♂️，何不在編製檔號時多從它僅作檔案標識的角度出發來賦以一些含義🧥，而少考慮它在保管過程中的功效？有了這樣的新認識，兩者就可以相得益彰、各有側重👹🙆、“和平共處”了，協同互補起來履行好管理檔案的重任。

說白了檔號就是檔號，排架號就是排架號，可以根據實際工作中的客觀規律和需要，按各自方便管理檔案的原則進行分別編製。

就校務辦公系統（OA）中產生的文件材料來說，其檔號可以用年度＋系統名（附加材料類型，如收文、發文、呈文等）＋流水號的方法來編製檔號🤹🏻，如2006－OA01-001檔號指代的是2006年度來自OA系統的文件類型為收文的第一件，而排架號編製時可以按年度——歸檔單位——材料類型——流水號的順序來賦予，排架時不要考慮該檔案它現在的檔號是什麽，如同文件的文號，當在編製檔號和排架號時從不去顧及它一樣，對我們管理檔案是不存在任何問題的💠。

這樣做有什麽好處🩲？大家知道，現在的檔案均要用計算機軟件來管理，檔號編製的原則選擇不當，會帶來無窮的麻煩🫰。用計算機管理檔案的目的在於方便和提高效率♨️，它與手工編製和填寫檔號不同👰🏻🧑🏼‍🚀，計算機賦檔案於檔號是自動的、成批的，否則還要計算機幹嗎🔅⛱？然而🕹，計算機要完成檔號的自動🧑‍💻、成批賦予任務，不是想象中像人坐在那裏對一本本案卷填寫上去的🗾，要它完全做到像人一樣按照各種各樣的規律（規則）去編製有時是不可能的😐。譬如，檔號中考慮以歸檔單位（或文件形成單位）作為一種規則排列時，就會遇到麻煩。檔號中含有單位代碼，單位代碼時常會隨單位變動而變化：新增單位、撤消單位、撤了合並、一撤為二👚、更名等等情況接連不斷在發生，代碼維護的工作還能應對，但單位有機性變化的痕跡已無法從檔號中體現出來🤏。最棘手的問題是根據檔號去查詢、判別已改了名的單位的檔案已是不可能的事了，這樣的檔號編製是否有問題？不但沒有反映編製規則要實現的目的👣，反而還頻添亂子🛌🏽。所以檔號編製最好不要用單位作為劃分對象。手工時代，手工填寫🌸，手工查找🙍🏿‍♂️，一年年💉、一本本目錄去翻🕖，無論檔號是怎麽編寫的⏳⚄，只要有總能找到，無非是多花點時間上去。但計算機所作的每一項檢索均是要有途徑和具體條件的，即要有可比照的值，途徑與值變了就會導致漏查👨🏽‍✈️🔷，就會“謊報軍情”♣︎，貽害無窮。

如我校對教師業績檔案的檔號編製是按RW＋單位代碼＋名字拼音首字母（附加同名碼）＋案卷號＋（件號）方法來給定的⚗️，一看，就覺得復雜🕷🪓，這項工作要計算機完成也夠棘手的🧘🏽。實際上按漢字姓名＋案卷號就可以完成檔號的編製🦻🏼，既體現“簡單性”，又符合“字符形式”的定義（漢字也是字符）👨🏿‍🦳🩻。

對於學籍檔案實現計算機網絡歸檔後，其檔號可按年度號＋系統名（附加學生學歷種類）＋學號的模式來給定，但分配排架號時可以一個班級為一件。沒有卷的著錄信息👨‍👩‍👧‍👧，只有學生件的條目，查詢方便，上架也方便。

計算機管理檔案時代💎👡，要強調和突出管理對象在計算機數據庫中的虛擬有序，而要淡化與紙質實體在館藏中物理位置的一致性，人為硬性規定的勞民傷財的一致性對檔案的安全保管和查詢利用毫無任何價值可言▫️，唯一的好處是滿足了管理人員心理上的哪些檔案大概在哪兒、大概在一起的感覺。建立了檔案數據庫，就要充分利用起來👨🏽‍✈️，發揮好它的作用。“雙套製”、“雙軌製”已經大大增加了檔案管理人員的工作量，再不想點切實可行的新辦法出來💇🏼‍♂️，我們檔案人的工作就會受到困擾💲。

已有高校檔案同仁發出了“思路決定出路，沒有思路就是死路”、“非改革難求發展🏌🏼，惟創新變革才有將來”的疾呼🚾，且已贏得了不少想要幹而苦於無點撥、膽量、支撐者的思索和共鳴，一言中的。說要抓住機遇求發展，是要落實到具體行動上去的🏔。高校檔案工作中有許多深層次的細節問題需要改進和解決🎅🏻，缺乏危機感、使命感和緊迫感談發展只能是哄人、騙人，不來點傷筋動骨的“手術”只能坐以待斃、坐失良機。在經濟社會高速發展、政府職能逐漸轉向宏觀調控的今天🌀，再指望具體化的一統式的檔案管理模式🕉，可能是做不到的，也不現實。所以，要靠我們檔案工作者自己😷，結合工作👃🏻🏬，尋找規律，發現規律🏉，切切實實解決工作中遇到的各種難題，目的只有一個——收全檔案、管好檔案，用好檔案，我們也就問心無愧了。