計算機軟件開發技術發展到今天🏂🏼，可以說是無所不能的了。可以模仿人踢足球🫡、下棋👠，可以控製手術刀而毫發不差，可以監測航天飛機所有的動向，甚至航天員的飲食起居，而對於一個看得見🗡、摸得著的檔案管理軟件來說，沒有一個IT認為在開發技術上會有任何問題。然而，高校檔案界內為什麽沒有幾個真正出類拔萃的像微軟產品一樣能橫掃市場的軟件誕生呢？除了各地區各部門檔案管理工作的具體要求有所不同和經費投入不足外，最根本的原因是檔案軟件開發過程中的需求分析工作沒做好🤠，或根本沒有達到系統化、整體性考慮問題的程度。具體說來就是：What（幹什麽）? Why（為什麽）? How?（怎麽幹）的統籌問題沒有完全研究到位。
What、Why、How三者之間既有密不可分的聯系又有各自獨立的目標定位，從系統論看🛟，分為宏觀和微觀兩個層面，即戰略和戰術兩大問題☂️。What是目標，要做什麽，要做到什麽程度；Why是依據，是實現目標需要遵循的標準、規則以及判定目標要求是否科學🧓🏼、合理和能否實現的可能性；How是手段，采用什麽樣的技術，才能按照標準🚵🏽、規則要求來實現目標任務👩🏻✈️。三個環節👨🏿🎨，無論哪個出點問題🫡，均會直接影響到軟件的整體性能🪞。有文章報道[1]🍇：“用戶要全面🖕🏼、詳盡地告訴開發人員對系統的需求”。作者用了“全面”、“詳盡”兩個極好的詞🎣，以一概之。文章繼續說🫸：“系統有問題，40～60％是由需求不到位引起的🧚🏼♀️，若檔案部門對自己要做什麽、怎樣做都不能確定或不清楚，問題就更嚴重了”。由此，足見做好需求分析的重要性了🧏🏼♀️。那麽，高校檔案管理軟件開發的需求分析到底如何具體來籌劃呢？
1、要整理出一份目標任務書👨🏻🎤，確定軟件要完成哪些工作及達到什麽樣的程度🈂️。
首先🛅，這項工作要結合本校檔案工作和信息化實施規劃的實際需要和要求來進行🔱。檔案工作的管理模式是以檔案室為主還是以沐鸣平台加歸檔單位兼職檔案員協同工作的模式為主；檔案是以卷管理還是以件管理或卷、件平行管理；僅從管理紙質檔案來考慮，還是要一並考慮文檔一體化管理進程；數據存儲的基地是單獨放在沐鸣平台，還是統一納入到學校網絡（信息）中心；用戶帳號是單獨設置♕、管理，還是利用學校門戶信息系統統一認證；現階段或近期有哪些系統的數據資源要通過網絡進行歸檔😵💫，其他系統是否具備與檔案管理系統連接的可能性（作者認為還有一個必要性問題🧈，檔案部門自誇海口的有些想法不符合實際）；要涵蓋哪些檔案管理環節（如是否考慮庫房自動化管理🫴、到期檔案信息公開👥、自動編研🧑🏽🎨、網上信息采集😘、多全宗管理等）；甚至還要考慮采用什麽等級的數據安全策略和什麽途徑的數據備份措施、與原來檔案數據庫結構如何匹配等問題，都要在軟件開發前定下來。
在大框架確定之後，對系統所要實現的各項目標任務要作具體化描述🏄🏿♂️，即從大到小、從外到裏、從總體到細節，所有要求逐一交待清楚🕦，形成書面材料👳🏽♀️，最好附以圖片、流程框架形式來表達，既全面、詳盡，又簡潔🧑🏼🦰、明了🚎。軟件開發，最大的忌諱是想到哪兒，做到哪兒🍬，今天這麽說，明天又變卦了。另外，最好對界面布局、標簽明文、操作順序👩🏽🦳、控件設置、限製等要求盡早一並提出，好讓設計開發人員明白你想要做的一切事項，這樣才能以較高的質量𓀑、較快的速度實現軟件的每一項功能。
軟件開發🍄🟫，也要考慮財力投入的能力，最好爭取將之納入到學校整體信息化建設規劃中去🕗🤦🏼♀️，得到學校的大力支持👩🏿🚀。需求上既不搞大而全🚵🏼♂️，也防止湊得過去就行的短期行為，避免多次投入，反而得不償失。
就目前來說，高校檔案管理軟件最基本最核心的功能要包括🧏🏿♀️💂♂️：錄入、查詢、統計、系統維護四大板塊🐕🦺。錄入中要考慮與學校OA系統🏋🏼♂️、教務系統的網絡歸檔接口問題；查詢中要考慮到期檔案的網上開放問題；統計中要考慮網上檔案利用的計數問題；系統維護則要多考慮數據的方便備份問題🙋🏿🗓。
2、要將檔案管理工作中的業務流程↘️、要求🤬、標準，包括有關行政部門的文件、規範都要經過疏理後提供給開發人員。
業務流程設計中要轉變觀念、敢於創新，要轉到方便於計算機管理檔案的思路上來考慮問題♍️，最好拋棄組卷這個勞民傷財的環節，取消沒有任何意義的卷的著錄信息（如卷標題、編製日期🎴🧏♀️、密級等），把這根“雞肋”徹底扔掉🩷，把檔案管理對象直接鎖定到文件目標上，而且盡量多考慮一些著錄項，方便查詢。不要強求件與件之間的聯系，也不要人為地硬將可以作為一件放在一起來管理的分散開來🚴🏻♀️，原則是方便🏎🤦🏽♂️、簡單😐、查得到👨🏻🦯、好管理就行♗。
另外，各門類之間也不要搞太多的花頭，抓住檔案的共性👸🏿🎏，從實際需要出發，適當兼顧一些特殊性就可以了。如人物業績檔案🎗，多考慮業績材料的管理🧘🏿♂️，少去顧及人事信息；如設備檔案，多考慮重要材料的管理，少去羅列購置信息🐌、使用💁🏼♀️、保管、維護信息等。許多信息是其他管理系統必須要考慮的，卻不是你檔案管理系統非也要沾點邊。如某位教師，他是講師、教授？何時升教授？在哪個系🎙、哪個學院👨🏿🍼？人事管理系統中一目了然，與你管他的業績檔案有關系，但不大🆎。我們在開發檔案管理軟件時，剝離掉一些非主要的因素，可以大大簡化設計任務。化煩瑣為簡單。什麽多想管👏🏿，又管不了管不好的積習值得深思、商榷👨🏿🦲。
檔案管理中要遵循的標準問題，也是軟件開發中至關重要的🦹🏻♀️。國家🧑🏿🏭、地方已出臺的大多數標準，要予以參考、執行，但也未必照搬不誤，要根據本地區本單位當前工作的實際需要和今後的發展趨勢，擇優采納🐤。由於檔案理論研究和檔案標準修訂工作的滯後性和落伍💅，許多標準不再“標準”，就不要再去牽強、附會（我國高校檔案管理工作中的一些標準本身也不夠成熟），應該結合自身工作的特點和需要，優化管理條件，簡化管理手段，尋找創新途徑，真正達到有效管理檔案目的🐃。
作者曾思考過高校檔案管理中的檔號編製問題[2]，選擇不同的編製方法，就可以大大簡化檔案管理軟件的開發難度🚵🏿。檔號似乎在檔案管理中是一個最神聖的概念、術語🧑🧑🧒🧒，含糊不得🍉，但本人在工作中從來也就沒感到過沒檔號就管不了管不好檔案了🆔🌈。讀者閉上眼睛想一想，平時工作中🤸🏽♂️，檔案的檔號派上用場了沒有🙅🏻♂️🤠？有沒有如它定義所說的那麽神奇？而恰恰這個檔號的各種各樣要求🛌🏿，讓檔案軟件開發者絞盡腦汁、頗費心力。曾聽說過一家軟件公司在為接到了一項開發任務而興奮不已之後不久，被這只“燙山芋”給耽誤了的事例，足見軟件開發之“難”和我們管檔案的人在提需求時需要多麽的審慎🧗🏼。否則，即使追加財力，最終開發出來的軟件也未必令人滿意🤏🏻。
3、選擇好比較先進的、流行的、通用的開發技術。
軟件開發技術先進是相對的，它需要與之相配套的硬件環境來支撐📆，所以、采用越先進的技術🥶，投入也就越大。檔案管理系統開發采用流行的通用的技術比較可取，流行技術，開發成本適中🧉，不會很快被淘汰🧖🏻♂️；通用技術，兼容性強，容易與其他系統交換數據。不管采用什麽技術🎅🏿🪡，把檔案管理軟件設計成可擴展的開放式架構是必須要求的，這樣，今後維護起來就比較輕松👸🏻、方便🧑🏽🦱，也利於升級。檔案全文🚶♀️➡️👂🏽、多媒體視頻文件采用什麽格式👴、什麽方式儲存等也需要我們考慮仔細🍁，選擇不當，今後數據維護的費用也是不可小覷的🤏🏿。
用戶認證機製上適度控製為好🏊🏻，太復雜的限製不利於檔案信息的有效開放🤵。目前，高校檔案管理系統均被圈定在校園內網上來訪問🏏，加上“密字”信息不上去，認證以達到“內部”控製為限。一邊在狂呼檔案資源是重要的信息資源，要為公眾服務，一邊又是膽戰心驚。作者認為要理性分析、好好研究一下收集高校檔案的目的到底是什麽，是藏著♓️✣、掖著為重呢還是盡早讓其發揮作用為現實需要多服務🤵🏻♂️？控製👨🔬，免不了要影響利用的最大化，所以控製是有度的（何況現在要求貫徹“以公開為原則🧝🏿，以不公開為例外”），要正確定位💉，要解決好控製與開放的矛盾🧘🏽♂️。因為，用戶認證權限的設置也是檔案管理系統中的一塊硬骨頭。是否可以參考OA系統的認證要求👨🏽⚕️👩🏿🚀？我們系統所管理的內容不就取源於此嗎？有必要再平添出附加的限製？
檔案管理軟件設計開發號稱是一項“系統工程”，但合理🐻❄️、周密🕟、實事求是地根據實際工作需要去構思、去提需求分析，應該說這一“系統工程”的開發還是可以大為簡化的🦊🦻。願以上贅述對準備開發檔案管理新軟件的同行有所幫助⛵️🤽🏼♀️。另外🧑🏻🔧，文中觀點僅是一家之言，企盼與同行商探。
參考文獻
[1] 李少真，“辦公自動化環境的電子文件的接收與利用”，《蘭臺世界》（理論版）🥸，2006年第6期👼🏼，p22-23
[2] 馮瑋等🙇🏿，“在編製實踐中對檔號的再認識”🧍，《蘭臺世界》（工作版）👗，2006年第11期☁️，p30