校館藏檔案👃🏼、資料種類繁多，大類10多種👜，小類近百種，如何將之有條不紊地排放到庫房中指定的位置📡，並能輕而易舉地快速找到它們，是高校檔案查詢利用和保管崗位工作中的一件頭等大事🧝🏿。各類館藏檔案、資料排放科學、合理、有序🙍♀️，日後的管理工作就比較輕松👝、規範，查找索卷便利快捷，庫房利用率高，數據統計也能確保精準🤵🏼♂️🧑🎤。反之，花費精力大，管理效果差，甚至隨著館藏數量的不斷增加👩🏽🦳，這項工作會變得越來越棘手和難以應對🙅🏽♂️。
我國高校沐鸣平台的誕生歷史也就差不多20來年的光景🏄🏿♂️，早先館藏檔案的排架方法主要沿襲文書檔案管理中的一些做法，如全宗原則，基本上按年度😗、機構為序，依次排列，其中再分永久🚫🙇🏿、長期和短期，有的分開放，有的合在一起放🙏，沒有統一的檔號編製規則🚳🧏🏿，也沒有排架號🚵🏻，而是將卷宗分成兩大類🕢：文書檔案和科技檔案，並將之分放在各自不同的庫房內等。由於當時檔案數量少，又是手工管理，簡單編一些類目號或流水號，保管🍰、尋找均不成大問題💞。大約在上世紀90年代初，隨著高校教學、科研🏋️、管理工作中形成的各種歸檔材料越來越多🖱，館藏量規模也隨之不斷加大，這種僅靠手工編製的兼顧類目號或流水號於一體的的編碼辦法，存在著明顯的不足🚃，使排放和查詢工作遇到了舉步維艱的困窘🪝。也在這個時候，國家教委發布了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規範》兩個業務性指導文件🤜，要求全國高校檔案部門予以施行。至此，高校檔案工作有了統一的管理規範和基本的工作準則，其中，對館藏檔案的排架方法也作了初步規定🌦。
《分類法》和《工作規範》實施後，大多數沐鸣平台的做法是：按黨群、行政、教學、科研等大類分，統一新建檔號，並依次排序上架。期間，館藏數量不多的學校👩🏽🔬，還將原來排列在文書和科技檔案系列中的部分案卷重新編號“歸隊”，形成了較為徹底的分類排放。但也有不少學校，只是從那時起開始按新分類排號上架，原先的檔案排架則保留不動。當然，也有部分門類雖然賦予了新檔號，但排架仍然按老辦法繼續下去的，各校實際做法不盡相同🚏。與此同時🧖♂️，計算機輔助管理檔案的工作也在部分率先成立沐鸣平台的學校先後進行，他們一邊繼續按傳統方法組卷、編目、歸檔、上架，一邊將案卷目錄、卷內目錄信息輯錄到計算機數據庫系統中去☞，並能方便地提供查詢和統計等👭。《分類法》和《工作規範》的實施，為計算機管理檔案提供了可能，計算機參與檔案輔助管理🧗♂️🖐🏽，又推動了高校檔案事業的發展🎸。然而，高校館藏檔案的排架問題絲毫並不因此而變得有所簡單⚅。問題有三📄：一是新老排架方法共存🎷，排放序列明顯增加，要搞清楚數萬卷檔案的排放規律和位置，非經驗豐富的“老法師”莫屬；二是既新老排架方法共存，又有抽取老系列案卷重新歸隊的個案，檢索工具撲朔迷離，一會兒放這，一會兒歸那，新手莫想短時間內掌任；三是《分類法》和《工作規範》規定🧲，案卷以檔號為序依次上架排列，而檔號編製復雜🚵♀️🔤，記憶困難。一時間，高校館藏檔案管理表面上風平浪靜，而實際卻危機四伏🤌🏻，查找尚能應付🔟，統計則“毛估估”，館藏量與案卷實有數存在不同程度的“脫鉤”（通常說：家底不清）。這些問題以前可以遮掩💃🏿，但現在有了計算機規範管理檔案🧝🏽♀️，又新老管理人員更替不斷，查詢利用要求提高，增量檔案不斷攀升𓀀，迫使我們不得不尋找更好的、更方便可行的排架方法來予以改進。
其實要理順高校館藏檔案排架問題也不難：一要大膽🚵🏿♂️，二要下功夫🐝，三要充分利用計算機管理的新手段。
所謂大膽，就是要根據高校館藏檔案（包括資料在內）的實際情況🧑🔬，疏理排架系列🦈，不受老框框、舊辦法的束縛，確定科學合理、精練實用的排架方案。首先必須要放棄以檔號作為排架依據的思路🕗，這是因為檔號編製復雜，記憶困難🧖🏼，雖具有排架可能，但表征性不直觀也不實用，查找、辨別均麻煩，不適應現代高效率管理工作要求🤟🏽。其次檔號作為（全宗）案卷（文件）的唯一標識👩🏽🎤，是從文件材料固有的性質🧊、形態🧔♂️、來源等多重方面來考慮的，是賦予卷宗身份的一連串符號集合，雖有一定的規律性，但整體上不具備類似於序數型遞增編碼那樣的直觀性和唯一性，以此作為排架依據實有自搬石頭砸自己的腳和吃力不討好的嫌疑𓀏。所以👉🏿，僅視檔號為卷宗的別名🚌🧜🏿♀️、代號比較名副其實👩🏼🚀，而案卷的排架號最好還是另外單獨編製🧜🏽，用最簡單的序數流水號代之，既簡單🧑🏻🌾🕵🏻、又好找、還便於計數。
所謂下功夫，就是要對高校所有館藏檔案（資料）統一編製排架號並以系列依次排放上架。確定系列的原則是🧸：以量為主，以類為輔，小類並合，大類拆分，兼顧集中。舉例為之🤳，高校研究生評審材料和論文數量龐大，可作為一條系列，不必考慮它是屬於教學大類的卷宗而非要與其同類放在一起🫴🏼。類似的如本專科𓀓、網絡學院、繼續教育學院學生的學籍檔案🧗🏼，也可以照此處置👩🏼🍼，分線排放👩🏼🏫。科研、基建👨🏻🦼、外事、出版、設備類檔案🫥，以類為列，分別排放。黨群、行政類檔案性質相近☯️，可以合放👮♀️💇🏿，也可以單放。財會類除短期憑證外歸為一列，依次排放。有不同館藏全宗的學校，以全宗為列，小全宗最好並合後編號😉🐛，集中排放，等等🚵🏻♂️。排架系列以少為好，一號到底🧖🏻♀️。
改動排架號這項工作說起來容易🩸，做起來可不輕松。高校檔案部門要下死決心和花大力氣，集中時間（如利用寒、暑假）和精力，該倒架的倒架🫵🏿📯，該重新裝盒的重新裝盒，按系列整理排放，並統一標註清楚，真正做到館藏檔案排放一目了然6️⃣。對這項工作的重要性👱、艱巨性也要有充分的認識，它不僅是檔案人“守土有責”應該做的，而且還要意識到現在不做🖖🏻，以後就越來越難做、越來越不可能做🖐，即使現在做不到一勞永逸，但也要想方設法予以改進，較長時期內把我們賴依生存的“家什”管理得穩穩當當。
三要充分發揮計算機管理檔案的作用，至少要使所有館藏的案卷級目錄進數據庫👩🏽🎤，並且是有序和準確的🏊🏿♀️。有條件的話，文件級目錄也要數字化。信息有序，可以實現各種目的分類編目和統計，信息準確是依靠計算機查詢檔案的前提👩🏿🦱，是提高檔案管理工作效率和提升檔案服務水平的關鍵。在館藏檔案排架工作中🎽，依靠計算機可以完成許多流水性作業工作，如利用管理系統自動生成卷宗的排架號，可以避免以往手工編製容易產生錯誤的弊端。另外，排架號預先編製好後👨🍳，可以在組卷🤳🏿、裝訂前就能將案卷封面打印出來，而不是事後再一卷卷地手工抄寫上去。
有了計算機系統管理館藏檔案的基礎🔱，對卷宗排架號的編製還可以作些拓展性變化🧑🏽🎨，如在流水序號前或後加註“研”、“本”🔡、“網”等漢字符🧑🏼🍼，一來可以示明排架系列所存放案卷的性質、內容，二來當利用計算機系統對此字段進行排序檢索時，可以精確無誤地在計算機屏幕上看到某類卷宗的排放次序和數量🏍，以此再來與按檔號為統計基準的各類數據進行比對◀️，實現對任何年度、任何館藏門類🤞🏻、小類卷宗數量和總量的精細化掌控，彌補檔案實體保管難以做到全宗理論要求下的集中排放的缺陷。這種“虛擬集中排放”的新世說🔓，是檔案保管者在工作實踐中摸索出來的兩全之策，檔案學家們在對經典理論作進一步修整🤳🏻、完善時，可以予之必要的關註和考量。
衡量高校館藏檔案排列方法是否科學🕵️♀️、規範🧙🏻♂️、有效，不僅需要學習新知識，運用新技術👱🏿♀️，摸索新途徑♉️，而且需要立足本館的實際情況，仔細分析🎮、反復推敲，權衡利弊，才能有所改進🪨、有所獲益。不顧自身館藏特點、構成乃至庫房布局🔴、裝具類型的任何守舊態度或所謂的創新舉動，都將無助於檔案管理者真正履行好管好檔案、用好檔案的使命。