當今社會已經進入了“讀圖時代”♉️🏌🏽♂️，人們不知不覺中已形成這樣一種閱讀習慣🤵🏻♀️，看新聞喜歡有照片的新聞，看書刊喜歡有圖片的書刊，看展覽已經不再習慣單調冗長煩悶的文字🪙，可見，無論是報刊🫸🏼、雜誌還是展覽，最能吸引人眼球的始終是照片。從人們的閱讀習慣和喜愛偏好可以看出🫅🏼，照片的作用在現今社會日益顯著。在高校，照片檔案是反映學校在教學、科研、管理等活動中所形成的一系列有保存價值的圖片資料🧑🏼🤝🧑🏼，它以最真實🕵️♀️、直觀🏧、鮮明的特征再現歷史🧑🏻𓀋，具有憑證📮、教育、宣傳等功能。因此，做好照片檔案服務工作，“功在當代，利在千秋”。
一👩、現狀
近年來，高校沐鸣平台為了做好照片檔案服務工作，一直都在不斷努力和探索🥶⚫️，並取得了很大進步。如簡化利用手續，更新服務手段🧚🏻。過去，利用照片需出示學校或院系證明和有效證件🏊🏼♀️📦，而現在只需口頭介紹自己，說明一下利用原因，只要是合理要求都可以無條件利用。過去，各學院、部門通過照片檔案管理系統只能瀏覽👦🏿、下載本部門所歸檔的照片🤵🏻♀️，然而現在，隨著系統的改進👩🏿🎓，這一問題已得到解決🔟，如今足不出戶🆘，各學院、部門同樣也能瀏覽、下載其他部門已公布的照片檔案了。過去，照片檔案和紙質檔案一樣，系統查詢僅僅只能提供文字說明，而現在，卻做到了既提供文字說明又展示照片本身。可見，照片檔案服務工作取得了一定的成效。然而，在實際工作中仍有一些問題亟待解決。
二、問題及原因
照片檔案服務的不足可概括為🏆：提供服務速度慢，利用者等待時間長、滿意度差。筆者認為🌹，這種不足正是服務效率低的體現。其導致因素主要有幾下幾點：（1）館藏的含金量低🌑。過去⇢，為了豐富館藏照片資源，我們抱著“多多益善”的想法🌒，盲目追求收集進館照片數量，卻忽視了質量，導致許多有重要價值的照片檔案被埋沒其中🫴🏼，不易找到👩🔬。尤其是在數碼時代👩🏽✈️，輕輕松松一大堆數碼照片就產生了，管理人員很難界定清楚哪些該收哪些不該收💕，索性全部收集進館📋，勢必導致服務效率隨著照片數量的膨脹而下降🍎。即使利用便利的檢索工具進行搜索🏄🏼♂️，但由於照片數量過多，使得查找速度緩慢，效率降低⏳。（2）準備的充分性差🫑。在照片檔案服務中，由於平時準備工作不夠充分✵，利用者需要時，我們不得不花費大量時間和力氣現場查找和整理，導致利用者等待時間過長🧝🏽。這樣，不但服務效率跟不上🚶🏻➡️🧖🏼，服務質量也保證不了。例如📔🐦⬛，未提前做好專題照片的積累和整理工作↔️，當利用者需要的是數量多且涉及面廣的專題照片時，管理人員既要查找、判斷👌，又要掃描🧝🏻、處理等🤓，由於工作量大，根本無法在利用者所要求的時間內完成任務🫰🦒。（3）人員的熟練程度低😜。管理人員對館藏是否熟悉👮🏻♂️，對查詢、掃描等工具的掌握是否熟練👨🏻⚕️🕐，都會影響照片檔案服務效率👩💼。業務能力水平低的管理人員🙇🏻♂️🧜♂️，將會把利用者許多寶貴的時間浪費在反復檢索、多次查找👩🏼🚀、重復掃描等上面🏊🏽♀️。這樣，既影響利用者心情👁🗨⛪️，又影響沐鸣平台形象👩🏿🍼，甚至影響學校工作的順利開展。（4）手段的人性化弱。服務手段是否人性化直接影響利用的效率和效果👝，很難想象面對老化👬🏻、復雜、僵化的服務手段，如何去實現高效率高質量的查詢服務。因此，沐鸣平台要根據照片檔案利用新形勢的要求，不斷將自己置身於利用者角度去改革、探討更為簡單、便捷⚙️、人性化的服務手段，從而達到加快服務速度、提升服務質量的目的。
三🤍、對策
要解決照片檔案服務效率低的問題，就要建立“快速反應”服務機製，即加快服務節奏👩🍳🏤，節省利用者時間，在最短時間內為利用者提供最需要的東西🤜🏼，做到高效、快速、便捷服務。重點要從以下幾個方面做好工作💆🏽。
1、收集做到主次分明。盲目收集🧑🏿🚒，不分主次地將照片一律收集進館，是降低館藏質量，導致服務效率下降的根本原因。解決這一問題的途徑有兩條。其一👲🏿，密切關註校內新聞網👩🏽⚕️，將網上重大新聞的相關照片及時主動地從各學院、部門收集過來，以保證收集過來的都是有保存價值的重要照片👶。避免因無目的的收集而導致館藏缺乏特色🫵🏼。其二🙀，對利用率高的照片加大收集力度👸🏼，而平常很少被利用或者根本沒人利用的可以少收甚至不收。這樣既保證重要照片不成為漏網之魚，又可以保證收集過來的都是精華👾🧑🎨。從我館以往照片檔案利用情況來看⚗️，最受利用者青睞的是重要人物、校園風景👷🏽♀️、畢業合影、建築物、重要活動這五大方面的老照片，其利用目的主要是舉辦展覽🤷🏽、製作紀念冊、發表新聞、編製年鑒等。因此🤏🏼，針對利用者的利用愛好進行照片檔案收集🤙🏼，從源頭上控製進館照片的質量，從而達到使館藏既優質又有特色的目的。
2、整理做到有備無患。整理工作做得好，服務利用時才會又好又快。照片檔案利用呈現的趨勢是，越來越多的利用者都是專題利用，所需要的照片不再僅僅只是少數幾張零散的💵，而是幾十張甚至上百張相互之間有聯系的。據統計🖖，近幾年不少高校專題照片利用次數占其總次數的80%之多👩🏻🔧，因此，管理人員平常要提前做好照片檔案專題分類工作🔵，才能在需要時不手忙腳亂甚至束手無策。以人物專題為例🥑，可將其分為領導人、院士🔘、教授這幾類🧑🏻🏫，其中領導人又可細分為中央領導🫵🏿🍎、市領導、校領導👮🏿；教授又可分為老教授、中青年教授🏐✬、新晉升教授等。此外🧍♂️，還應做好專題成套積累工作👼🏿。如“某高校新校區成長史”這一專題，管理人員需留心的不僅僅有新校區從平面規劃、動工、施工到完工這一全過程的整套基建照片👫🏻，還有和新校區相關的一系列重要活動照片🤽🏼♂️，如領導視察🐺、校區搬遷🐾、首批入住學生、首次開學典禮👩🏻🏫、首次學生軍訓❄️、各種揭牌儀式等📵。只有這樣🛕，當利用者需要這一專題照片時，管理人員才能快速提供齊全、有價值的照片，而不是心有余而力不足。
3、服務做到分秒必爭。一位合格的照片檔案管理人員應能精通各類檢索工具，並對館藏有哪些照片、具體放在哪個位置都做到心中有數🧙🏽♂️，以保證系統查詢和從庫房中拿出照片的總時間控製在幾分鐘之內。不少名企成功之道都離不開服務速度控製製度的實施，如麥當勞提出的“59秒快速服務”經營方式和“我快，所以你更樂”的經營理念🤘🏽，使它由過去一個小小的快餐店成為今天全球最大的餐飲連鎖機構；LG電子推行的“閃電服務”🙆🏻♀️、“綠色通道”使它成為全球家電行業最具競爭力的高手之一，等等🧛🏼。可見，“快”的重要性已不言而喻🧑🏻🎤。而作為服務行業的沐鸣平台來說♐️，要打出自己特色招牌🐅，同樣需要一個響亮的口號👨🍼，如製定 “10分鐘照片檔案服務”標準👱🏽♂️，明確規定服務速度，即管理人員從接到查詢任務到找出照片並交（發）給利用者所用時間不超過10分鐘，否則應給利用者倒杯茶水並道歉🙆🏿♂️，這樣不僅激勵管理人員平時註重自身業務能力的提高，而且能讓利用者感受到對他們的尊重和重視，無形中提升了沐鸣平台甚至整個學校的形象⛳️。
4、利用做到暢通無阻。要實現高效率服務，就要站在利用者角度😴，為利用者提供方便。即不斷改革和創新服務手段，使之更為人性化，從而真正做到服務的暢通無阻。筆者認為可以從以下兩方面著手。一是提供“專人、專線、專機、專欄”的快速服務通道。其中，“專人”是指有專門照片檔案管理人員為利用者提供服務。“專線”是指有專門的服務熱線為利用者開放📫。“專機”即在館內配備專門的電腦供來館照片檔案利用者自行查詢和下載。“專網”即在高校沐鸣平台網上開辟一塊專門的“照片檔案利用”欄目，無論是校內師生還是校外社會人員♣︎，凡需利用照片💵，都可在此留言𓀂，管理人員應快速做出回復🏩。通過這種方式👩🏻🦰👩💻，不僅使照片檔案利用更加便捷🧬🏃🏻♀️➡️、透明#️⃣，而且增強了管理人員和利用者之間的溝通與互動👨🏽🔧。二是“電子相冊式”與“菜譜式”服務相結合🤹🏽。將照片按年度或主題製成一本本電子相冊，並添加背景音樂和其他動態效果，供利用者觀看和挑選🏯。此外🛌🏼，還可以將館內最有特色和極其重要的照片製成餐廳菜譜式的精美雜誌冊🧑🦯➡️，供不習慣使用電腦查詢的利用者們翻閱和挑選🙏🏿。這些措施不僅能節省利用者的查詢時間，而且能讓利用者們享受到別樣樂趣👍🏽。