一🌆、高校檔案計算機管理系統運用簡要回顧
高校檔案從起始的完全手工操作管理逐步發展到現在的全方位利用計算機進行協同工作🤥，差不多經歷了20年的艱難🤳🏼、曲折歷程🤵🏼♂️✊。其中👨🏿🏫🆓，扮演計算機參與檔案管理最重要的角色——檔案管理數據庫系統，也衍變誕生了好幾代：最早的單機版系統，主要是利用計算機對已建立好的案卷（包括卷內文件）進行目錄輔助管理，並提供簡易的查詢⛽️、統計等服務。由於單機版系統功能的局限性，當時被不少高校檔案管理者視為“多出來”的工作，對經費少、人手緊💇♂️、又沒有懂計算機操作人員的沐鸣平台（室）沒有吸引力👨🏼🏭，少有問津。然而，隨著我國高等教育事業的快速發展🤒👆🏼，高校的檔案數量在急劇膨脹🆗，檔案管理的要求和難度也在不斷提高🔃，一些已經利用單機版系統進行檔案管理的高校檔案部門，卻又率先將目光放在了新的高度並付諸於行動🧑🏿🎄，紛紛投入財力、物力和精力來開發第二代檔案管理系統。除涵蓋單機版系統功能外，第二代檔案管理系統最顯著的特點是引入了網絡訪問系統的功能，即可將檔案管理過程中的某些手工操作遠距離🤌🪺、同步滲透到組卷、編目等環節中⁉️，提供了檔案工作集成管理的架構👩🏽🌾➕。由於系統的這種獨特功能🏋🏿🦉，使原來非要檔案管理部門人員來完成的大量著錄輸入任務可以方便地分解到歸檔部門的所有相關人員來共同完成🤦，大大減輕了檔案管理部門越來越重的工作壓力🏟，故大受青睞。經過眾多“拓荒者”多年的不懈努力，第二代檔案管理系統的功能日趨完善，顯現出了前所未有的優勢，得到了全國範圍內的大多數高校沐鸣平台（室）的認可或運用。第二代檔案管理系統為我國高校檔案管理事業步入快速發展軌道發揮了至關重要的推動作用🍊。近年來，隨著電子文件的大量產生以及第二代檔案管理系統在開發工具👩🦲、技術標準、數據平臺🤵🏻、訪問認證等諸多方面所受的限製🤷🏼，使高校檔案管理工作又遇到了許多新的瓶頸和難題🗑。
開發好功能更強大🏄♀️、操作更簡便、安全性更高、實用性更佳的新一代檔案管理系統🅿️，已成為當前高校檔案管理者普遍關註的一項突出工作。對此🚶♂️➡️，筆者根據自身工作的實踐和經驗🧖🏼👩🏼，羅列幾點想法和建議，與正在從事開發或已經開發了新一代檔案管理系統的同仁探討。
二、新一代系統要考慮躋身到數字化校園建設框架之中
新一代檔案管理系統極為重要的一個標誌，就是必須將其納入到學校數字化校園建設的框架之中。這是因為🌸：①能夠引起校方相關領導的重視🦀，統一規劃、分步實施#️⃣、長期建設，開發、維護等經費能得到有效的保證。②軟🐆、硬件技術可以得到比較先進和專業化程度的支撐。如操作系統、數據庫系統🧘♀️、網絡系統、防火墻、服務器、儲存設備等可以與整個數字化校園建設同步管理和發展。③系統開發技術與標準、各種數據庫服務平臺🤹🏼、用戶訪問控製機製等可以相對地集中、統一製定和采用🖖🏼。④有利於校內各業務系統間數據信息的銜接、傳遞與共享。
在系統開發整體方案製定過程中，要解放思想、轉變觀念，要敢於沖破一切舊的束縛💁🏽♂️，割除各種不合時宜的老框框🤳🏻🪪、老規矩🏊🏽♂️🤽🏽，結合檔案工作的實際需要🌤👩🏽🎤、基本規律和今後的發展趨勢👩❤️💋👨，製定切實可行的目標要求和具體需求♓️。如檔案管理系統到底要與學校哪些業務系統相關聯？關聯發生的程度有多深♛？數據采集標準、格式是否一致🫃、匹配？數據流轉、傳輸、存儲各環節是否一定能實現🐃？都要仔細考慮、認真分析。不顧實際的目標要求會造成系統開發的極大浪費，死扣硬套的具體需求使設計開發難以實現👨🦯，最終結果是花了錢解決不了問題。我們的做法是：求大同、存小異、抓重點，即有所保留、有所變通🐝、有所創新。根據我們新系統的開發實踐和運作情況看，以上思路和觀點是行得通的🔃，工作進展比較順利並收到了良好的投入🚾、產出效益。
三、新系統要立足紙質檔案管理的基本功能
紙質檔案的管理是高校沐鸣平台的主要工作和基本任務👩🔬，無論是過去（館藏檔案）、現在（紙質檔案為主和雙套製）還是將來（紙質檔案永遠不可能消亡），都需要有一個功能完備的系統來承載數量龐大的紙質檔案的管理任務👋🏿。因為檔案管理系統與其他許多業務管理系統不同，它具有自身鮮明的“個性”——延續性管理🧔🏽♀️，即要將機構建立以來所有的館藏檔案全部依靠計算機系統來管理🐷，並還要一直沿用下去🤹🏻♀️，而當前絕大多數高校的存量和增量檔案還是以紙質檔案為主🍉，所以要有效地管理好這些檔案並發揮好服務學校和社會的作用🦿，依然需要有操作更簡便👊🏻、維護更靈活𓀑👨🏼🎨、自動化程度更高的新一代檔案管理系統來提供支撐和幫助。
事實上🌖，第二代檔案管理系統的目錄管理、信息查詢😀✖️、數據統計等主要功能已經比較完善☹️，而新系統的主要任務是通過進一步的優化設計和細節改進，使這些功能有“智能化”🍯、“擬人化”的特色🪖，從而提高檔案管理人員的工作效率。如增加著錄信息的繼承性，可以大大加快錄入速度；如增加同一字段內的多值檢索，可以提高查詢精確度🐒→；如增加排架號一次性自動賦值並能打印（封面）輸出，可以減輕後續上架管理環節中的負擔；如增加查詢、統計結果輸出到文件，有利於復製、編輯和傳輸👋🏿🫥；如增加帳號統一認證🐁，用戶權限批量定義，可以確保系統訪問操作的安全性等😧。
另外🗼，隨著高校各項工作的不斷改革深化🧑🏻🎄，高校的檔案管理也需要不斷地朝精細化方向延伸🔦，如科研獎狀的管理，原來是歸入科研檔案的，但隨著獎狀數量的增加和利用的頻繁，極有必要將其單列出來管理，以利於查找和利用；還有實物、禮品等檔案，不同學校或多👩🏿🎤✍️、或少都擁有一些，而且現在開始特別重視收集，也需要利用檔案系統來統一管理。所以🤽🏻，將紙質檔案管理相關模塊設計成可拓展性🧑🏿🚒、可修改性（自定義）模式以及引入卷——件關聯管理和以件單獨管理等設計思路至關重要。唯有如此，檔案管理系統才能勝任不斷變化發展的高校檔案管理工作任務🙇🏻♂️，才可謂之為“新一代”。
四、新系統要具備管理電子文件的拓展功能
純粹從文件材料原始形成角度來看，現在幾乎都是“電子文件”，用傳統的筆的概念書寫的文件材料已是鳳毛麟角，連財務發票（支票）也是機器開↗️，表彰用的獎狀也是機器打，硬要找非電子形式的文件⛹🏼♀️，恐怕只剩簽名和題詞了。所以，現在是先有電子文件，再有紙質文件🔜，前者是不可能沒有的🧜🏻，後者倒是需要的才打印出來📮。另外🧛🏻，文件形成者都將保存好電子文件為己任，反而視對應的紙質材料為工作中的暫時性辦公“用具”🏌🏽♂️，即某項工作了結後一般不會再長時間保存紙質材料，除非要求當事人歸檔的✢🏌️。
面對如此“電子文件”時代，管理檔案的人是措手不及的🤸，籠統說要管好電子文件實際上是一句空話，再要想利用數據庫系統去管理更是雲裏霧裏🦻🏿、嘴上說說而已🧑🏿🍳🏙。從高校檔案管理目前情況看🎪，管好電子文件主要有三大塊工作要做🧡：一是學校行政辦公系統（OA系統）上的各類文件信息與其電子全文；二是學校教務系統、學工系統和研究生管理系統上的有關學生學籍信息及其匯總表全文🏨，三是各歸檔部門在開展專門性、專題性工作中形成的系列電子文件的集合——光盤（或攝錄🥕、放像帶）。假如認同了高校電子文件的普遍性和復雜性🏊🏿♂️，從中又厘清了沐鸣平台要想實施電子文件歸檔管理的目標，那麽，我們就有方向、有能力去設計、指導、開發能實現這些目標的新一代檔案管理系統🍕。
新系統要兼具電子文件的管理功能，既要考慮與紙質文件管理的同步性👨👦，即與紙質文件的兼並與掛靠，如文件材料不以專門業務系統形成而歸檔仍然以紙質形式為主的，可以保留紙質檔案管理模式，僅將對應的電子文件以電子全文上傳到系統即可🍡，這樣🙆🏻♀️，檔案人員的工作量增加也不大⁉️，又方便今後查找利用電子文件🙋🏽♂️。這類電子文件的管理，系統不必考慮增加新模塊就可以應對。又要考慮大量文件信息及其全文已是電子形式的🤶🏻，並在業務系統上用類似於檔案管理的方式在傳輸、使用和管理的電子文件材料如何歸檔的問題。要在檔案系統上直接🪅、方便地解決好這類電子文件的歸檔問題，難度比較大。主要有二難：一是完全不顧業務系統的實際，依然按照檔案歸檔要求，分類組卷、移交歸檔✝️，並掛接電子全文，這種做法煩瑣、工作量大，而且電子文件都在業務系統中，組卷、歸檔操作很抽象👩🏿🎤，難以在檔案管理系統上直接完成歸檔工作📡。二是想要利用已經形成的文件信息及電子全文🤰，但不同系統間對數據進行歸一化處理難以實現，即檔案人員期待已久的能方便接納來自其他業務系統數據的所謂接口（途徑）。開發☣️、設計這樣的接口，其關鍵在於如何把握好“以誰為主”這個度，一旦這個問題妥善解決，檔案管理系統也就具備了規範管理這類電子文件的功能了。我們在新系統開發中作了一些嘗試，經兩年的歸檔實踐證明👏，效果尚佳🙌。
以光盤等形式歸檔的電子文件，要註意適當內容的再次歸並問題𓀕🔗，而不必拘泥於誰誰歸來的非要單獨著錄、歸檔🐢，盡量減少光盤保存數量，有利於今後重新刻製與管理。一張光盤可以保存的內容用100張光盤在保存的情況🧝♀️，在目前高校檔案部門普遍存在，應引起關註🧜🏿。
五、新系統要增辟檔案信息開放的發布功能
高校檔案信息資源不僅是學校各部門工作要查考利用的資源🤦🏼♂️，高校檔案信息開放和發布也是整個社會廣大公眾需要關註、了解、知曉的信息渠道。所以，作為管理著高校巨大檔案信息量的檔案數據庫系統，也要設計有方便將各種不同信息以不同形式對外發布的功能。
要開發好新一代高校檔案管理系統👨🏿🏭🤷🏿♂️，開發商的選擇也非常重要👷🏿♂️。學校信息管理部門、檔案管理部門等要與其全力配合和緊密協作👩🏻🔬，發揚攻關精神🍪，刻苦學習，努力鉆研，遇到難題，要商量研討，尋找合適、可行的解決辦法🧑🏼🎓。良好的協作關系是成功開發檔案管理系統的關鍵和前提。願新一代高校檔案管理系統在未來高校檔案事業發展中發揮新的作用🆒。