隨著計算機✒️、網絡技術的飛速發展以及辦公自動化等系統的普遍應用👨🏻💻，對於紙質檔案仍然占有主導地位檔案管理模式，必然也面臨著新的要求和新的挑戰🪕。作為檔案管理系統的開發、設計者，需要解放思想、轉變觀念，緊跟時代發展步伐，站在全局角度👰♂️，通過對檔案的收集🐵、整理👮🏿♀️📞、編目💂♂️、利用等各個環節進行認真的分析、研究，優化和改進系統模塊的功能，以適應實際工作需要，提高工作效率和水平，真正發揮出檔案管理工作圍繞中心、服務大局的作用。
一、依托新型檔案管理系統👋🏻👂🏻，實現紙質檔案的網絡化管理
在早期單機或局域網環境下的紙質檔案管理，信息化程度不高，工作大多集中🛣、局限於沐鸣平台內部👩🏻🏫，紙質檔案信息錄入、編目等工作在歸檔結束後🗡，由專職檔案人員完成😋🧑🏿🎓，工作量非常大。而在歸檔環節，由於目錄還沒有進入計算機🧙🧜🏿，案卷封面和卷內目錄編製等工作還是由手工完成👳🏽♂️。早期檔案的利用🏰👩🏽💼，也局限在檔案部門內部，無法實現遠程網絡利用🤦🏿♀️。而目前，“數字辦公”環境下🧛🏼，產生大量業務管理系統及相關電子數據，這些數據包含了紙質歸檔材料所對應的目錄信息與全文信息💅，又應該共享歸檔。上述問題的解決🆔，需要依托新型的檔案管理系統🧏🏼♂️，實現紙質檔案的網絡化管理🔎，並延伸到前端收集以及後期利用各環節中，同時還能與各部門業務系統銜接，達到數據共享歸檔的目的🫓。
建立網絡化檔案管理系統🎼，目錄及全文信息的著錄，可以分解到各歸檔單位完成🪶，解放了專職檔案人員前期大量的初級錄入工作，有精力投入到編研、利用等更深層次的環節中去。兼職檔案員的工作相對也沒有增加，計算機系統的繼承、復製、選擇等特性👎🏻，使錄入工作變得非常簡便容易，並可保存修改。利用已錄入信息🖕🏽，打印出紙質案卷歸檔所需要的封面和目錄👌🏽，替代了原需手工編製的工作👩🏼🎨，而且不會出現手工編製時有錯誤需要全部重做的情況出現。兼職檔案人員需要掌握的計算機基本操作技能，在互聯網已經非常普及的今天，這已為大多數人所掌握📑。新型網絡化檔案管理系統，必須能集成到機構統一的電子政務環境中🚶🏻♂️🤦🏻，成為機構網絡門戶下的一個子模塊，才能很好地實現檔案的網絡管理需求🧜🏽。統一的平臺🫱🏿，有助於檔案系統與各類業務管理系統的接口銜接，方便電子信息的歸檔；同時也有利於各類共享數據的同步更新；更有利於充分利用機構對於現代化軟硬件設施建設的集中投入，提高系統性能與安全🦻🏻🪤；檔案系統帳號可與門戶系統帳戶合並↗️，也方便各類人員的使用。
檔案用戶只要利用統一的門戶帳戶登陸🕒，檔案系統在後臺對各類帳戶進行權限的兩次分配🧑🎤。以兼職檔案員權限的用戶登陸後，即可進行本部門檔案信息的錄入歸檔🧝🏽、網絡查詢等操作；而檔案部門人員👩🏿🚀，可以對各類檔案進行檢查🤷♂️、接收、查詢、發布等工作👨🏽🎨。
二、建立數據分階段處理機製，研發自動生成功能
運用網絡手段來管理檔案，尤其是紙質檔案，會產生各類新的問題，需要克服解決。早期的網絡版檔案管理軟件，紙質案卷🧍♀️、文件信息的錄入📽、對應🤽🏽，是根據“檔號”來進行的。在紙質檔案還沒有進館編號之前進行信息錄入，存在著一個檔號提前分配的問題📡，特別是同一檔案分類裏🍓，不同歸檔部門之間🙆🏻♂️，事前還要進行案卷數量的統計及分配，往往由於統計不及時、不準確而出錯或滯後。由於紙質案卷實際還沒有正式編號🚟，很容易造成卷、件信息對應錯誤的問題🏋🏿♀️。另外，“檔號”、“排架號”等編目工作，在紙質材料歸檔結束後，由人工敲章完成再添加到系統中的做法，顯得滯後而效率低下🧎，容易出錯🧏🏿，卷面也不夠整潔規範。為此，我們在檔案系統中建立了數據的“未歸檔”、“預歸檔”、“已歸檔”分階段處理機製，並研發了“檔號”🗯、“排架號”自動生成功能，上述問題得到了較好解決。
1.在檔案數據“未歸檔”階段🧑🚀🗺，分解錄入工作到各部門🦻🏿，采取措施🤦🏿♀️，確保錄入信息的準確性。在檔案數據“未歸檔”階段📀，分解案卷和文件信息錄入工作到各部門🌳🔫，由歸檔人員分別完成🧕🏼。檢查無誤後，各歸檔人員即可提交本部門數據到“預歸檔”狀態😵💫👨🏽🎨。在“未歸檔”階段進行信息錄入🦜，紙質案卷和文件還沒有編製檔號👟，文件對應那一個案卷👨🏽🎨，不應該根據“檔號”來確定，而應根據“案卷題名” 來選擇確定🈵。由於沒有檔號提示，為了提高信息的正確性，還必須采取多種措施，避免錄入錯誤，方便審核檢查工作，提高數據的準確率🕯：案卷、文件信息錄入時，可以增加顯示上一條記錄功能，既可檢查已錄入的信息，也可減少重錄或漏錄的問題；文件信息錄入界面應提示對應案卷的信息，減少案卷🙇🏻♀️、文件對應出錯的概率；增加“單位”“年度”“題名”等檢索條件🎋，方便專兼職檔案人員迅速查找並檢查已錄入信息。
2.在檔案數據“預歸檔”階段，由專職人員對錄入信息進行檢查、審核，並做出相應的接收或退回操作。檔案接收人員對各部門“預歸檔”信息進行檢查、審核，同時檢查對應紙質歸檔材料的整理、信息對應情況🏋🏻。如果輸入信息有誤🖐🏽，退回數據到“未歸檔”狀態，進行修改後再預歸檔；如果一個歸檔部門數據信息全部正確，便可正式接收到“已歸檔”數據庫🧔🏿♂️。
3.正式歸檔階段，建立“檔號”、“排架號”自動生成機製，並進行編目打印等後續工作🏋🏻。如前所述，“檔號”🤹🏻♂️、“排架號”等編目工作，人工完成，再在系統中添加的做法，效率低下🐝、滯後，案卷封面不規範。利用計算機快速高效的運算技術，在接收數據到“已歸檔”狀態的同時🤹♀️，可由系統根據預定的規則，自動生成“檔號”、“排架號”。“檔號”的生成順序🤾🏽♂️，按先完成先歸檔原則排列🐛，而不是硬性地按照原先以部門既定的順序排列🛡。在計算機可以快速檢索的環境下，這種做法絲毫不影響檔案的管理及查詢🪚🐥。為了保證同一年度、同一部門的檔案，生成的檔號相對集中在一起✌🏻，正式歸檔時🏦，必須選擇歸檔年度和單位，索引後以單位作整體接收。“排架號”也可以在檔案數據正式接收時生成🕐，按照實際排架方式，預定義“排架號”組成規則🖌，由系統自動生成🥳。采用“檔號”、“排架號”自動功能📈，可以實現同一分類🕊、不同部門的案卷不再需要預先分配檔號；不同部門的信息可以同時交叉錄入，靈活機動👎；避免了煩瑣重復的手工編製“檔號”、“排架號”工作，提高了工作效率。
紙質檔案的歸檔組卷🫅🏽、目錄及封面打印👦🏽，宜放在數據“已歸檔”後進行。案卷封面打印時，內容可包含正題名，也同時包括了“檔號”🌥、“排架號”，既美化了卷面，又簡化了排序整理工作，歸檔後的案卷可以直接上架☪️。歸檔移交清冊的打印內容，同樣也包括“檔號”或“排架號”。移交目錄可以替代傳統紙質檔案目錄🛠🧝🏻♂️，在斷網🦵、停電等特殊時期⛹🏽♀️，查詢移交目錄即可查到檔案🧏🏿♂️，傳統檔案目錄的功能在弱化🍫，可以作為備份之用👩🏿💼🦹🏿♂️。
三🪂🧑🏽🦳、建立紙質檔案相關電子數據的導入接口與上傳功能
“數字辦公”環境下🚵🏿♀️，湧現了各類業務管理系統及相關電子數據，這些數據包括紙質歸檔材料所對應的目錄信息與全文信息。基於機構統一門戶系統下的新一代檔案軟件系統的設計，還要考慮到與這些系統的接口銜接和數據共享的歸檔問題，避免信息的重復錄入👩🏽🔧🧎🏻♀️。
目前，在電子數據的法律憑證作用尚未得到全面認可的情況下，還必須實行電子數據與紙質文件雙套製歸檔👴🏻。所以👩🏼🏭，建立紙質檔案相關電子數據的導入接口，可以充分利用共享數據避免信息的重復著錄工作，大大減輕了歸檔人員的負擔，提高了歸檔效率🤾🏼♂️，並且可以增強紙質對應電子全文的收集工作⤴️，為計算機全文查詢提供了保證🐓。例如，高校每年都有大量的學生成績檔案，利用學校教務系統的有關學生基本信息和成績數據，建立一定的接口，導入到檔案系統，可以減少歸檔人員大量重復的數據錄入及全文上傳工作。歸檔人員只要利用導入接口設定相關條件，選取需要的數據完成導入工作🧘🏽♀️🤷♀️。導入的數據🧎♀️➡️✊🏿，經過添加少量歸檔所必須的信息，即可完成向對應檔案信息的轉化🎥，再接收歸檔生成相關檔號、排架號等數據。除此之外，建立單個全文網絡上傳功能，也為零散的全文歸檔提供了平臺👩👩👧⛔️，數據庫中可以添加“全文標誌”，以確定是否已存在或需要上傳全文🤽🏽♂️📵。
四🕷、建立檔案網絡查詢功能👩🏼🔧，創新檔案利用手段
突破沐鸣平台的局限，建立檔案的網絡查詢功能，可以為機構高層領導💔、各級部門網絡利用檔案提供便利🙋🏻♀️。其做法為：各部門檔案員帳號以查詢本單位歷年檔案為限🎾；機構高層領導則賦予查詢全部檔案的權限🔼，為宏觀決策和規劃工作提供全面、快捷的信息支持服務。在政府信息公開的社會氛圍下，隨著“政務公開”的實行，檔案信息也正朝著公開化方向發展。“政務公開”的含義既是對政務現行文件的公開，又是對政務歷史信息即“檔案”信息的公開。檔案中蘊含著豐富的歷史文化知識，承載著人類實踐活動的記憶，檔案開放有助於全面實現檔案工作的職能⛹🏽♀️🧑🏽🍼，更好地達到檔案信息資源社會化共享目的。根據檔案開放的有關規定，利用已有的檔案信息資源庫🧛♂️，規劃一個行之有效的檔案信息發布平臺，將可以發布目錄及部分全文信息，定期向特定人群或社會公眾開放，使檔案信息資源得到充分利用🧑🏽🏭。
以上是我們在研究開發檔案管理系統過程中對檔案工作流程進行改革🧕🏿、創新所做的一些探索。事實上，在檔案信息化👃🏿、網絡化管理發展新形勢、新要求下🛠，還有許多新的問題需要我們去面對、探索、解決🙎🏼♂️🧑🏻🦯，只要堅持銳意進取、開拓創新、大膽實踐的思路🌌，定能使檔案管理工作跟上時代快速發展的步伐。