紙質文件材料🧑🏻‍🦼，一般先按“年度”挑選出來，再以“卷”為單位進行組合🤛🏽。

註🌶：個別門類的檔案💳，歸檔環節稍有不同。

2 歸檔內容

2.1 參照《沐鸣平台文件材料歸檔範圍和保管期限表》👳‍♂️🤟、《不屬歸檔範圍的文件材料及其處理辦法》。

2.2 對於範圍之外產生的重要文件🤚，要堅持的原則：一要滿足本部門的工作現實及長遠需要；二要滿足其他單位及社會用戶的查考需要👨🏼‍🦳。

2.3 對於難以定奪的文件材料，要同沐鸣平台工作人員一起商定。

2.4 認真對照《不屬歸檔範圍的文件材料及其處理辦法》，嚴把文件材料歸檔關。

2.5 重要聲明🙎🏽‍♂️：①歸檔文件材料原則上必須是原件⚙️🧑🏼‍🍼；②無重復文件。

3 平時預立卷工作

文件材料通常要以“組卷”的方式來歸檔💣，即把反映同一類問題的相關文件材料組成一卷或幾卷，所以兼職檔案要認真做好平時文件材料的預立卷🤳🏽。

預立卷工作👽，是指在平時的工作中根據本單位往年產生的材料情況預先設置幾個類目👮🏿，並為每個類目準備一個或多個卷夾，待文件材料辦理完畢後，就要將其分別放入卷夾中🕝。

3.1 預立卷類目的編製原則

①參照《沐鸣平台文件材料歸檔範圍和保管期限表》；

②結合本部門當年工作計劃和任務👨‍🦽‍➡️；

③參考上一年預立卷類目表⚀；

④既要反映本部門常規工作的各方面，又要突出當年度工作的重點🫵🏼，所以預立卷類目要適時更新👩🏽‍✈️。

3.2 預立卷類目的結構

①歸檔單位根據本部門產生的文件材料種類和數量，可以擬定若幹預立卷類目的條款🧜🏻‍♂️，並依次編好序號。

②條款指的是預先擬製的互有聯系的一組文件材料的概括題名。包括三要素：文件材料的作者、內容和文種👨‍🔧🧛‍♀️。

如“沐鸣娱乐2006年預立卷類目”的標題為：

1🤷🏽‍♂️、沐鸣娱乐2006年檔案工作要點🆑、總結、規章製度匯編🤕、大事記、人員名單

2、教育部辦公廳🪥、上海市檔案局、沐鸣娱乐關於報送2006年度檔案統計年報的通知、年報

……

3.3 預立卷工作的方法（參閱《沐鸣平台文件材料預立卷製度》校通字[2005]第6號——附件3）

①在平時的日常工作中，隨時進行。

②根據所列條款，一個條款準備一個卷夾或幾個條款一個卷夾🚣🏿‍♂️。

③在卷夾封面和脊背上🤵🏻‍♀️，註明編號條款，依次排放🪼🧑🏽‍🎨。

④及時將已經處理完畢的文件材料，分門別類♠️，依次入卷🧁🐾。

⑤對外發文應在文件發出前，將底稿和正本（1～2份）留存歸卷。

⑥文件材料歸卷時，應註意檢查簽閱單、頁數🤱🦜、附件等是否齊全完整🍁，文書處理程序是否完成（有無漏閱、漏簽），處理的來龍去脈是否註明，遇有不明之處應及時詢問承辦人。

⑦做好收🧑🏽‍🍼🤼、發文登記工作（須建立收發文登記簿），及時催促承辦人清退已辦理完畢的文件材料👨🏻‍⚖️👨。

⑧不屬於歸檔範圍的文件材料🧑🏻‍🏭🧝🏻，準備卷夾子另外存放🧗🏿‍♂️。

4 歸檔文件、案卷的質量要求

①歸檔文件原則上必須是原件，並且無重復件。

②無純藍鋼筆🙋🏽、圓珠筆⚰️、鉛筆🫵🏿、彩筆等不耐久字跡🧑🏻‍🔬。

③文件齊全完整。發文🧃：包括正本、擬稿單、發文稿紙；收文：包括收文處理單、正本、辦理材料；其他材料：確保相關材料成套、齊全、完整🐦‍🔥。每份文件需要填寫的內容務必完整🤽🏼‍♂️。

④文件辦理程序完整。凡需簽名🪻、蓋章、日期之處，一一齊全👊🏽。

⑤小紙頭🧇、無裝訂線等不規則的文件材料，應用白紙加邊補貼妥當。

⑥頁碼敲蓋清晰、正確↩️🦹🏿‍♀️，無模糊🥜、油漬濃重等現象。

⑦文件裝訂順序正確🪭，避免反裝🌮、漏裝等現象發生。

⑧計算機信息錄入完整、準確🌹。日期、人名、責任者等須正確無誤🧗🏼。

⑨備考表上的頁數要填寫準確🤦🏿‍♂️，需說明之處要詳細、明了。

5 黨群（DQ）、行政（XZ）🧑🏿‍🚒🤾🏼‍♂️、外事（WS）👨🏿‍🚀、出版（CB）類文件材料的歸檔

5.1 涉及部門

DQ：黨辦👳‍♂️、紀委監察處😿、組織部🆒、宣傳部、統戰部🫲🏽、工會、婦委會、團委👭🏼、各學院黨政辦公室。

XZ♘：校辦、人事處🤝、人才交流中心、審計處、武裝部、保衛處、後勤保障處👨‍👨‍👧、圖書館、沐鸣平台、產業處🈴、信息辦等。

WS：國際合作與交流處✊🏼。

CB：出版社🧑‍🔬、學報編輯部、高教研究所🩸🚣🏽、學報社科版編輯部。

5.2 歸檔時間

一般在次年的5月底前完成歸檔工作2️⃣。比如，2006年形成的文件材料🎅🏻🧚🏽‍♀️，要在2007年5月底前完成歸檔🌍。各部門具體的歸檔日期🥴，由沐鸣平台統一安排💆🏼‍♂️。

5.3 案卷及卷內目錄信息錄入方法（詳見附件1）

6 教學（JX）類文件材料的歸檔

6.1 涉及部門

教務處、研究生院、學工部、體育系、現代教育技術中心、各學院等。

6.2 歸檔時間

①研究生學位材料（包括論文、學位評審材料），在當年的12月底前完成歸檔。各學院具體的歸檔時間，由沐鸣平台統一安排🤷🏿‍♂️；研究生的其他材料，由研究生院在次年的5月底前歸檔🦎。

②本專科教學文件材料，均在次年的5月底前完成歸檔🦷。各部門具體歸檔時間，由沐鸣平台統一安排。

③教務處、研究生院、學工部、體育系、現代教育技術中心各部門的檔案軟件信息錄入方法，參照附件1。

6.3 研究生學位材料（JX12.16）的組卷（由各學院負責歸檔）

1.總體要求

①不得隨意塗改🩱。

②不得使用純藍鋼筆、圓珠筆🔭、鉛筆、彩筆等不耐久字跡材料書寫🧚🏼‍♀️。

③不得使用復印件。所有歸檔材料一律使用原件歸檔🧑🏽‍✈️。

④凡需簽名、蓋章、審核意見🦻🏼、日期等處必須填寫，缺一不可*️⃣。

⑤基本信息、相關內容務必填寫完整。要逐頁逐項檢查，尤其註意學號、姓名、專業、導師姓名等基本信息，勿漏填。

2.學位評審材料組卷步驟

【第一步】材料排列順序

博士：①XXX博士學位申請審批書🦹🏻‍♀️；②博士學位論文資格審查表；③博士學位論文評閱情況匯總表🧐👩🏻‍🌾；④博士學位論文評閱書🚭；⑤博士學位論文答辯審批表；⑥博士學位論文答辯委員會選票🤏🏼；⑦XX學科學位評定委員會選票🐕；⑧校學位評定委員會選票👩🏽‍🦱。

碩士：①XXX碩士學位申請審批書；②碩士學位論文評閱意見書；③碩士學位論文答辯委員會選票；④XX學科學位評定委員會選票🔄。

工程碩士🧼：①XXX工程碩士學位申請審批書🫲🏽；②碩士學位論文評閱意見書；③學位論文答辯委員會選票；④XX學科學位評定分委員會選票🤵‍♂️。

同等學歷：①XXX在職人員以研究生畢業同等學歷申請碩士學位審批書；②在職人員申請碩士學位推薦表；③在職人員以研究生畢業同等學歷申請碩士學位資格初審表🫰；④本科畢業證書、英語全國統考證書；⑤碩士學位論文評閱意見書；⑥學位論文答辯委員會選票🫡；⑦XX學科學位評定委員會選票；⑧校學位評定委員會選票。

【第二步】貼選票

①靠左邊貼在一張空白A4（或16K）紙上👴🏽。每張紙上約4～8張選票（數量視選票大小而定，不要用廢紙）：在白紙的左邊裝訂線內，從上到下塗上膠水🏊🏿‍♀️，然後把第一張選票貼在最下邊，第二張選票稍微遮蓋第一張（但不要完全覆蓋）貼好🧚🏻‍♂️🪢，依次貼上去，保證最後一張選票的上邊和A4（或16K）紙上邊頭齊平。

②選票要求🏢：確保有效性，即姓名、日期🌚、蓋章🤽🏽🪳、表決意見這幾項要填寫齊全🎣。

材料準備齊全後，每份均用夾子夾牢，仔細檢查確保順序正確🫃🏿。

【第三步】敲頁碼

①準備頁碼機（請購買金屬芯機器）🌑，均勻地倒上一點點油墨，調好，不宜過濃😨、過淺🏛。否則，在其他廢紙上多敲一會兒，或者用面巾紙拭幹𓀁，待稍幹後再操作🫢。

②凡是有文字的，均敲頁碼。空白頁👨‍🦼，不敲🐦‍⬛。所以，一定要一張一張揭開來敲👰🏻。不要操之過急🧑‍🦽‍➡️。否則，一頁有誤，全卷皆錯。尤其是雙面、單面混雜的案卷🕯。

③方位：正面的右下角，反面的左下角。空白頁不敲。

④選票🚗📿，從上到下，依次敲在每一張選票的右下角。

【第四步】檔案軟件信息錄入（詳見附件2）

①依據學號先後順序錄入計算機，學位評審材料和論文保持順序一致🍛。

②信息錄入完畢，做仔細檢查🖲。確保錄入信息準確、齊全🧑🏿‍🍳👩🏼‍🦲、完整。

③打印卷內目錄和備考表。

【第五步】組卷

將打印好的卷內目錄🤸🏻、備考表分別放在“評審材料”的最前面和最後面，重新用夾子夾牢📅🤱🏻。

【第六步】裝訂、歸檔

案卷封面🧑🏽‍🌾，一律由沐鸣平台打印。歸檔時，在沐鸣平台裝訂。一同交上來“移交清冊”🙏🏼。

3.學位論文組卷步驟

①計算機信息錄入（參見附件2）完畢後🕵🏻‍♀️，打印卷內備考表。

②粘貼卷內備考表（或在論文裝訂時一起裝訂進去）🪮。備考表貼在最後，即封底的前面。其中信息要填寫齊全☎️。

③檢查封面、扉頁、聲明信息齊全𓀜。授予日期，統一蓋日期章並具體到日。聲明中的作者簽名🎻、日期均要簽署，為原件💻！不得為復印件☹️。

④論文一般不用敲頁碼🧛🏼‍♂️🤹🏼‍♂️。但若附錄頁數較多，順著正文頁碼補敲上。

⑤申請論文保密者，請把保密審查表貼在扉頁之前🙋🏽，即封面之後。保密審查表，各項內容要齊全、完整、真實🍑、準確。

⑥組卷完成後，仔細檢查🟢。不遺漏信息。

⑦移交歸檔。同評審材料一同歸檔。

6.4 本專科學籍檔案JX13.14組卷（由各學院負責歸檔）

1.對“學生成績匯總表”的要求

①打印頁面設置：上3cm，下0.3，左0.8🪕👬🏼，右0.5，頁眉、頁腳均為1.3。

②標題內容的字號按教務處統一規定。

③系🏌️🛝、專業、學製👉🏼、起止日期、姓名🧔🏻、學號，要準確、完整、清晰👦🏿。

④課程名稱要認真核對，不要打錯和不規範的縮寫。比如將“基礎英語”縮為“基英”等🔹。課程名稱要全部顯示出來，不要被表格遮住🧜🏽‍♂️，可以通過調整表格大小或者字體大小來實現。

⑤成績🥮、學分要準確，不要漏打。如缺考或免考等特殊情況，請在欄中註明“缺”“免”。空白處，要標上“以下空白”或“此欄空白”。

⑥畢業論文（設計）題目、成績都要填上🐟。

⑦轉學、留級、出國、休退學🤟🏽、畢業、結業、獎懲等情況如實填寫，沒有寫“無”🚴🏿‍♀️👨‍🔧。

⑧“其他記錄”一欄👩‍❤️‍💋‍👨，填寫英語考級時間成績、體育等其他方面情況👼🏻。

⑨成績匯總表頁碼🧑🏻‍🦼‍➡️，豎敲（對照A4紙）在正面的右下角和反面的左下角。

⑩製表人、系主任都要黑筆簽字或簽章🚵🏻‍♀️；教務處要蓋章。

2.對“學生登記表”的要求

①照片貼齊💚，單號在上，雙號在下。

②學院、專業→、班級👨‍🦲✌🏻、學號、填表日期等基本信息，應用黑色水筆或鋼筆填寫齊全。

③頁碼敲在正面的右下角🧂。

註🖍：二專只有成績匯總表🐧，沒有學生登記表。

3.檔案軟件信息錄入方法🏌🏼‍♂️，詳見附件3🧏🏿‍♀️。

7 科研（KY）🧑🏽‍🍼、基建（JJ）、財會（CK）🦹🏽‍♀️、設備（SB）類文件材料

7.1 涉及部門

科技處👲🐈‍⬛、基建處、財務處🏋🏿、設備處、各學院

7.2 歸檔時間

1.基建檔案：工程項目竣工驗收後，按自然年度由基建處統一將上年度全部基建文件材料進行歸檔。次年5月底前完成歸檔👩🏼‍🚀。

2.科研檔案🦃：項目驗收結束後，按自然年度由科技處統一將上年度全部科研項目文件材料進行組卷、歸檔。次年5月底前完成歸檔。

3.設備檔案：次年5月底前完成歸檔。

4.財會檔案👨‍💻：綜合性財會文件🙋、報表於次年5月底前歸檔；帳冊🥢、憑證等自行保管三年後移交沐鸣平台。財會檔案的信息錄入方法參見附件1。

7.3 基建文件材料歸檔（含基建聲像材料）

7.3.1 歸檔內容（包括綜合管理性文件材料✍🏽、項目文件材料）

1.凡在工程項目立項、設計、施工、竣工過程中產生的📡，具有保存價值的各種文字材料👊🏻、圖表、聲像及工程模型均應收集，歸檔🎉。包括建設工程項目的提出、調研、可行性研究、評估🧑🏽‍⚖️、決策、計劃、勘測、設計、施工🧑🏽‍✈️、調試、生產準備🪡、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料🚾、聲像等各種形式與載體的文件材料。

2.工程項目聲像材料🛌🧚🏽，是反映建設工程現場原地物、貌和工程施工主要過程及建成後的建構築物的照片🚴🏽‍♂️、錄音👷🏿‍♀️、錄像材料等🙎🏼‍♂️。凡歸檔的聲像材料⛵️，必須為原版、原件。

①照片：開工前的原址、原貌、動拆遷、七通一平；建設過程中樁基、結構（含隱蔽、重大事故💙🧰、結構封頂🥾、主要設備安裝）🏀；主體施工；建設後竣工驗收後的新貌🦸🏽👨‍👦‍👦；本項目領導活動的照片🈷️，上級有關領導在本項目視察活動的照片；本項目向有關單位提出內容和要求🆓、組織拍攝或征集的照片🏝；本項目在工作中選用的外單位的照片

②錄像帶或DV：建設前原貌錄像；建設過程中錄像；建設後新貌錄像

③照片檔案由照片✖️、底片和文字說明三部分組成。必須圖像清晰。文字說明內容包括：

時間：事件發生或事物變化🏊🏻、產生的時間和拍攝時間，阿拉伯數字表示✊🏿。

地點🌨：被拍攝物所在的具體地點。

人物：照片反映的主要人物的姓名🙋、單位和身份。

事由：照片反映的事件、事物的情由🤛🏼。

背景💅：對揭示照片主題具有一定作用的背景🔷。

拍攝者：照片的拍攝單位和拍攝人👨🏼‍🎓。

照片檔案按階段——問題分類🚴🏼，按時間順序或重要程度排列。

④工程錄像帶（DV）檔案🟦：質量要求圖像清晰🙍、解說正確🚗，規格為專業帶，帶盒上應標有簡要說明🌮、內容。包括🍓：工程名稱、錄製人🏄🏽、審核人、批準人、帶長🛞、編號、型號、保管期限。並填寫盒內文件目錄。錄音帶🦸🏿‍♀️💂🏿‍♀️、錄像帶的整理按問題（內容、事由）進行分類。

7.3.2 歸檔要求

1.對收集的項目技術文件材料逐件整理、剔除重份🙍🏽‍♂️，將工程項目檔案、資料、文書檔案區分清楚，一文多性的文件原件歸入工程項目檔案，以確保項目檔案的完整🏰。

2.工程項目檔案的文字材料、圖表、圖紙應分階段（立項Ⓜ️、設計🐒、施工👋🏿、竣工）歸類劃分，在此基礎上分單體按問題組卷，圖紙可不裝訂，但必須按規範裝盒組卷。

3.歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔𓀌，不得用易褪色的書寫材料書寫🥙、繪製💫，數據翔實準確,簽署手續完備,符合規範化要求👨🏽‍🚀。

4.卷內文件材料排列應依照技術文件材料的自然形成規律👨🏿‍🍼，進行有秩序有聯系的排列👦🏽。原則上👨‍🦰：①對文件材料的排列次序應按先問題後時間、先批復後請示🏡、先正文後附件、先打印件後稿件、先文字材料後圖樣，設計文件更改單可單獨組卷也可附在被更改圖樣之前🛗。②對圖紙排列可按原設計圖紙目錄進行。③對施工技術文件材料的排列應遵循原施工單位已整理有序的編號，沒有編號或編號較亂的可重新按單項和施工性質進行排列。案卷一般不宜過厚（不超過60mm）。

5.圖紙材料應按要求折疊成4號圖樣大小（210mm×97mm），圖面朝裏，圖標露在外面。卷內文件應編有頁號，頁號編在正面右下角、背面的左下角，順序均從"001"開始案卷之間不連號，一本案卷一個順序號）。

6.案卷標題應根據該案卷內材料內容所涉及到的單項、專業（問題）和文件名稱三個基本特征，擬寫時要簡明確切。保管期限按國家規定劃分恰當，以永久🙆🏻‍♀️、長期為主。

7.每本案卷都要打印卷內文件目錄和備考表🪜，要求字跡清楚👨🏿‍🍳、準確。

8.所有案卷👱‍♂️，要根據國家有關規定💣，劃分相應的密級，密級為絕密、機密、秘密。

9.工程項目檔案移交必須在清點案卷後✌🏽，在移交目錄上雙方簽名，辦理移交手續。

8 聲像文件材料的歸檔

涉及部門🍁：

宣傳部✸🧑‍💼、現代教育技術中心、體育系、團委、工會、婦委會、學工部🖥、國際合作與交流處🙅🏻‍♂️、基建處、各學院。

8.1 歸檔時間

1.本專科畢業合影照片：由學生處、繼續教育、網絡教育學院於次年5月前移交到沐鸣平台🥂。

2.碩、博畢業生合影照片：由各兼職檔案員在當年9月份後陸續移交到沐鸣平台💃。

3.其他聲像：現代教育技術中心、宣傳部🚥、團委、工會🧝🏽‍♀️、婦委會🫨、基建處、國際合作與交流處、體育系✷、各學院等於次年5月前移交到沐鸣平台。

8.2 歸檔內容

1.註意事項

①包括照片、錄音、錄像帶、光盤等。

②各部門之間聲像文件材料避免重復。

③照片實行“雙套歸檔”💏，機械相機拍攝的，歸紙質照片💵。數碼相機拍攝的，數碼照片刻成光盤，同時沖印紙質照片一並歸檔。

④遵照《歸檔範圍》，精選有價值的照片進行歸檔，無重份文件。

⑤詳細填寫《聲像文件材料移交登記表》（此表在沐鸣平台網站“資料下載”欄）☃️，並做好參照對應標記。

⑥照片，一般要求5寸。特殊照片除外。畫面清晰。畢業照均要過塑。

2.歸檔內容

【宣傳部】①學校重大會議、重要人物來訪形成的照片；②學校領導任職期間的重要活動🪇、重要工作的聲像材料；③本校知名人士工作、活動的重要照片；④重大事故🤦🏻‍♂️、事件⛔️、活動中形成的照片。

【現代教育中心】①學校重大會議、重要人物來訪形成的錄音、錄像材料；②學校重大工程、重大項目建設中形成的錄音🔧、錄像材料🧏🏻‍♂️✌🏼；③重大事故、事件、活動的現場錄音🦪、錄像材料；④校內電視新聞（光盤）。

【體育系】①校運動會的聲像材料；②校運動隊參加市級以上運動會，破省、市以上記錄的運動員照片及獲獎情況🤸🏻；③破學校記錄的精彩場面。④上級領導🧏‍♀️🧑‍🦲、重要人物來校的聲像材料

【團委】①全校性文化藝術節比賽、表演、展覽的聲像材料；②參加市級以上文藝演出、藝術節的情況；③團代會等重要會議的聲像材料；④有關社團、社會實踐等有重要的活動情況；⑤上級領導、重要人物來校的聲像材料

【工會🤹🏼‍♀️、婦委會】①有關教職工、婦女工作重要會議中的聲像材料；②上級領導來訪等重要活動中形成的聲像材料🏜💎。

【學生工作處】①本👤、專科畢業照片👨🏻‍🔧♈️；②反映學生參加各類教學、競賽、考察、實習等活動的聲像材料🚢。

【國際合作與交流處】①外國領導人、著名人士以及各種代表團參觀👳‍♂️、訪問的聲像材料；②與國外建立校際關系、簽訂合同的聲像材料；③外籍師生、專家在校學習🍃、工作、生活等的聲像材料；④我校組織召開的國際性學術會議的聲像材料

【基建處】按本手冊7.3.1節要求歸檔

【各學院】①研究生畢業合影照片👩🏼‍🌾；②本院教師📞、學生參加各類重大教學、競賽、考察、實習等活動的聲像材料；③編製的優秀的教學聲像課件、參考材料；④本院聘任、簽約🏄🏽‍♀️、揭牌儀式等聲像材料；⑤知名人物⚠♙、校友、院士等來校訪問、講學的聲像材料。

8.3 信息錄入方法（原則上由沐鸣平台聲像檔案管理崗位負責）

9 電子文件材料的歸檔（有待補充）

1.參照校通字[2003]第25號🧎‍♂️，《沐鸣平台關於做好電子文件歸檔工作的實施意見》，見“檔案工作規章製度匯編”小冊子。

2.歸檔內容🥎：各部門利用計算機產生的紙質文件的電子版，內容上與紙質文件完全相同。

包括：①各學院本科學生成績匯總表；②畢業證書🧕🏿🤸🏽‍♀️、學位證書簽收表；③校通、校辦通字發文；④校報電子版🥌；⑤學校新聞網數據庫；⑥等等

3.目前，電子文件采用“物理歸檔”，即刻成光盤🏙，移交到沐鸣平台🧓🏿。

4.歸檔時間同紙質文件。

5.詳細填寫《電子文件移交登記表》。