《蘭臺世界》2015年6月
【摘要】科研項目檔案具有檔案及知識載體的雙重特性，加強科研項目檔案相關電子文件收集力度和管理手段，科學管理科研項目檔案所蘊含的知識內涵🤿，更好發揮科研項目檔案在學校教學🧬、科研發展和社會技術進步中應有的作用🥌。
【關鍵詞】 檔案 科研項目 電子文件 知識
一、高校科研項目檔案的概述及其知識載體特性
科研項目檔案是科技檔案的主要組成部分🚚🧝🏻♂️，是在自然科學和社會科學研究等活動中形成的🧛🏿，具有歸檔保存價值的各類材料🪒，包括文字、數據、圖像、證書等🏊🏻♀️。做好科研項目檔案的管理工作，是一項意義重大、有利於學校和國家科技事業發展的重要工作🕵🏿♀️。
科研項目的完成經過四個階段🧃：包括科研前期立項階段，科研實驗階段，科研成果驗收階段和成果推廣應用階段等，每個階段都產生相應的材料需要歸檔🚞，材料種類繁多、內容復雜。
高校科研項目逐年增多，每年需要歸檔的已完成或階段完成項目多達幾百個，項目來源涵蓋縱向和橫向十幾甚至幾十個種類★🥩，如近兩年我校科研項目就包括了來源於國家自然基金的重點項目、青年基金項目🅱️、專項基金項目👩🎤，來源於科技部的863計劃項目👈，以及地方省市級的自然基金項目、科技攻關項目👩🏼🦳、傑出科研基金項目、專項項目；還有橫向與各類企業相關的項目🐘、國際合作項目等。科研項目檔案有別於其它檔案，有其自身的特殊性，它既是檔案又是知識的載體，也是衡量一個高校辦學水平和綜合實力的重要依據。從上述豐富的項目種類來看，高校科研項目檔案中包含著不乏國家級的尖端科學技術，從我校學科專業設置來說，所涉專業包括理、工、農🏧、藥、金融等各個領域🍳，是非常寶貴的信息和知識資源。科研產業化也是國家可持續發展所倡導的一項國策，受到上下各級領導的高度重視。科研檔案長期擱置會造成知識產權的自然流失[1]112，而且體現不出其社會應用價值和經濟價值。因此，如何管理種類繁多的科研項目檔案，並充分挖掘科研項目檔案的內在知識和價值，為學校和社會提供高效服務👨💻，是擺在檔案工作者面前的非常值得研究的重大課題🤹🏽♀️。
二、高校科研項目檔案管理現狀，存在問題和改進思路
高校現有的科研項目檔案管理模式，從收集🐻❄️、整理📹、利用🙎🏼♂️，大都以紙質材料為主體對象來實現🧤👩👦，以項目的自然形成和有機聯系為依據，進行相關紙質材料的收集💼🤸♀️、組卷、歸檔🍌。項目檔案的案卷級、文件級目錄信息基本實現了電子化管理，項目檔案的利用，依靠目錄信息來查找🎟，檢索到所需紙質案卷後，人工進行案卷的查閱，需要的資料靠復印或人工摘錄完成利用🧑🚀。
這種模式下的項目檔案管理🏍，無電子化全文信息作為提供條件，信息查詢後的資料整理、利用效率低下🧝🏼，與現今的信息化社會發展是不相適應的。現有的檔案管理模式，也無法體現科研項目檔案知識載體的特性🚵🏼♀️，只停留在保存原始資料的層面上。對科研檔案的管理，只有提升到對其所涵的知識資源的挖掘和管理🙎♂️，才能與時俱進不斷提升服務水平🏂🧙🏻♀️，實現其真正的價值🫵。而知識信息資源的挖掘，也需要數字化的信息為基礎和依托。
沒有檔案資源的數字化🧔♂️，檔案管理的電子化和網絡化則將成為無源之水，無本之木，是無法實現的[2]138♠︎。因此對科研項目檔案的收集，必須從紙質擴展到其對應電子文件的同步收集歸檔。科研職能部門匯集的電子材料或科研團隊手中的電子化數據，包含了最原始🫴🏼、最精華的科研數據資料，時過境遷，如果不及時收集進館，很可能就丟失、刪除，或人員變動不知道存於何處🧟，是信息資源的極大損失👲。科技部門匯編的材料，一般只是科技成果的簡介👩🏼🦰，無細節和數據可查考🦻🙎🏼，也無電子文檔供利用👮🏽♀️。
綜上所述🥾，加強對科研檔案中形成的電子文件信息的歸檔力度👨🏽，創新歸檔形式🏃➡️，在此基礎上科學管理科研項目檔案的知識信息資源，完善服務體系☝️，是提升科研項目檔案管理機製的必經之路。
三、科研項目檔案電子文件的類型⚅、歸檔可行性方案
在信息化普及的今天，項目課題從申報到完成的一系列過程中🤙🏽，科研管理部門均要求課題研發部門將相關的紙質材料和電子文件、數據同時上報💇♀️，電子文件已大部分匯總到科研管理部門🕳，只有實驗數據或技術過程數據還掌握在課題組中🤹。所以科研項目檔案電子文件歸檔是有現實基礎的。
根據科研項目進行的四個階段🤬，一個科研項目產生的材料主要包含以下內容，（1）前期立項階段產生：可行性方案🛼、項目申請書、協議合同書等👴🏽；（2）實驗階段產生🤟：各類原始數據🧗♂️、圖表和過程分析材料；（3）驗收階段產生👯♂️：研究報告（結題報告），技術報告、成果專利清單🧑🏻🤝🧑🏻✊，驗收報告🛬、相關論文、論著；（4）推廣應用階段：成果轉讓協議👕、應用轉化方案、用戶報告等。
根據查考，不同種類或級別的項目🧑🔧，產生的材料不盡相同，國家級重點項目材料多🧜🏿♀️、全，地方或企業級項目材料相對簡單，但都包含有🧻⚒：項目任務書（申請書）、研究報告（或結題報告、進展報告），有些還有技術報告、學術論文、成果目錄等。
綜合考量♑️，科研項目檔案電子文件的歸檔種類應涵蓋上述幾方面內容，並能全面反映項目的整體情況和研究成果🧚🏻♀️。需要收集電子版本的材料，可考慮以下這些內容：項目申請書（任務書）🧜🏼♂️，項目結題報告（進展報告），技術報告（含實驗原始數據），項目驗收報告🧑🎨、學術論文及成果目錄等🤚。（1）項目申請書▫️，說明項目的來源和基本情況，從最初立項的動機⚓️，到要達成的目標🈷️，研發計劃、預算等情況，在項目申請書中可以體現。（2）結題報告、進展報告🤼♀️，是一個課題的自我總結和已達到的成果結論💂🏽👨👧👧，包括項目的具體數據和技術細節。（3）項目驗收報告，由專家匯總的關於課題完成情況的鑒定意見，確定項目或成果達到的水平級別👧🏻。（4）項目相關學術論文🛅，特別是發表在國際一流雜誌上的論文，其電子版本也應該收集歸檔。學術論文是對所涉及項目的歸納提煉和總結，所得出或引申的理論，甚至高於項目本身🧝🏻♀️，是體現項目完整性的有機組成部分🎴，同時學術論文也可反映學校即時的學術水平和狀況⏺，很有收集查考的價值🎶。（5）研究成果目錄🦣🌰，是項目獲獎和論文情況的匯總，包含國家級獲獎情況（自然科學獎、科技進步獎😒🕵🏼♂️、發明獎）🐉，省部級獲獎👩🏻🔧，發表的論文專著情況（會議論文💛🦗、刊物論文、四大檢索系統收錄情況），還有專利和成果推廣情況等。這些情況收錄，可以為編研或匯編資料服務🧗。
科研項目的電子文件歸檔，需要有充分考慮安全性前提做保障，因為科研項目涉及知識產權和專利。根據實際情況，科研項目的電子文件歸檔方法🧎♀️，根據項目所屬不同密級，可采用不同方案歸檔🔶：“公開”或“內部”類型的電子文件，如學術論文、論著🧙🏽♂️👩🦯➡️；項目申請書、成果報告🤘🏼、技術報告等🙆🏻♀️，在檔案系統安全性能可靠前提下🐋，可以用直接上傳到檔案系統的方法歸檔😤，與相關信息關聯，在項目紙質文件歸檔時同步進行🧓🏼。“秘密”以上保密類型的電子文件，可采用脫機電子文件形式歸檔，人工做好電子文檔與項目相關目錄的對應工作，每年一次集中歸檔。另外，在條件成熟時，還應考慮開發科研系統和檔案系統的數據導入接口🤼♀️，有些材料電子文件從“科研項目管理系統”直接導入，提高歸檔效率🧑🎨。
四🦖、科學管理科研項目檔案所蘊含的知識信息🧟♀️，完善服務體系
科研項目檔案具有知識載體的特性，科學管理並充分挖掘和利用這種特性，可以促使其在學校教學育人、科研方向決策乃至社會技術進步等方面發揮重大的作用👩❤️💋👩👨🏻🏭。在電子化環境下，依托現代信息技術和網絡技術👩🏻🦽，實現對科研項目檔案知識信息的科學管理✩，是有充分的技術支撐的🕞。
利用檔案管理系統平臺，對科研項目檔案的目錄按所含學科或專業進行系統化梳理🫃🏼📱、提煉、匯總🏄🏿♀️👩🏻🔧，再提供歸檔的電子文檔作相應內容做支撐👨🏿⚕️🕯，這樣對科研項目檔案資料的管理👨，就提升到了對知識體系的管理，在此基礎上🩸，編研或匯編各類科研項目發展成果及動態🤾🐋，利用信息門戶網絡和網站等信息服務平臺😁，不斷開拓服務渠道，主動發布科研信息，服務於學校教學、科研和決策等工作🟦，實現科研項目檔案真正的價值。電子化的數據是實現對科研檔案的知識體系進行管理和服務的基礎，而收集和管理的方法和手段😍，應在實踐中，根據不斷發展的現代技術和科研工作的實際情況，進行不斷探索、調整和完善，同時還需要檔案管理機構、科研職能部門🤝✷、信息技術部門多方的協同合作👶。
參考文獻
[1]尹翔🤳🧴：做好高校科研檔案管理工作的思考[J]. 濰坊學院學報，2012(5).
[2]柳彩霞：科技檔案的電子化網絡化管理[J]. 蘭臺世界💧，2010·12月增刊.